Lenkung dokumentierte Information Verfahrensanweisung

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Beschreibung

Dokumentierte Information ist eine neue, von der ISO (International Organization for Standardization) für alle Managementsystemnormen eingeführte Begrifflichkeit. Sie fasst die bisherigen Vorgabedokumente und die Nachweisdokumente zusammen. Die Lenkung dieser dokumentierten Information ermöglicht ein hohes Maß an Informationssicherheit und eine bessere Anpassung verschiedener QM Prozesse an die Unternehmenswirklichkeit.

Dokumentierte Information: Vergessen Sie die bisherigen Papiertiger!

Von der ISO 9001:2015 geforderte dokumentierte Informationen oder solche, die von Bedeutung für die Organisation, Mitarbeiter oder für beherrschte Bedingungen erforderlich sind, müssen im Betrieb, dort wo diese benötigt werden, verfügbar sein. Mit der ISO 9001:2015 wurde für die beiden bis dato einzeln genutzten und unterschiedlich betrachteten Instrumente der „Aufzeichnungen“ und „Dokumente“ der Oberbegriff „dokumentierte Information“ eingeführt. Mit der dokumentierten Information erhalten Organisationen nun mehr Freiheit, bestimmte Bereiche des Qualitätsmanagements besser an die unternehmerische Wirklichkeit und die darin enthaltenen Abläufe anzupassen. Sicherlich kennen Sie noch die dicken und oft schwerfälligen Qualitätsmanagementhandbücher, die eher umfassend waren und immer dann aus dem Schrank herausgeholt wurden, wenn es beim Qualitätsmanagement Probleme gab. Mit der dokumentierten Information ist diese umständliche Verfahrensweise Vergangenheit!

Mit dieser Verfahrensanweisung dokumentierte Information lenken – Dies sind die Kernelemente

Unsere Verfahrensanweisung stellt eine Mustervorlage dar, mit der Sie dokumentierte Informationen strukturiert, effektiv und effizient lenken können. Die VA bietet einen beispielhaften Prozessablauf für die Lenkung der aufrechtzuerhaltenden dokumentierten Informationen (bisher Dokumente). Diese beinhaltet folgende Tätigkeitsschritte:

  • Ermittlung des Handlungsbedarfs.
  • Festlegung des Formats.
  • Erstellung von Dokumenten.
  • Änderung von Dokumenten.
  • Prüfung der Inhalte eines Dokumentes
  • Erfassung von Dokumenten und Festlegung eines Verteilers.
  • Kenntnisgaben an Mitarbeiter inklusive der Möglichkeit, Kenntnisnahmen zu bestätigen und Inhalte umzusetzen.
  • Aktualisierung von Datenbanken.
  • Archivierung von ungültigen Dokumenten.
Verfahrensanweisung Lenkung dokumentierte Information
© Know-NOW GmbH

Darüber hinaus beinhaltet die VA auch einen bespielhaften Prozessablauf für die Lenkung von aufzubewahrenden dokumentierten Informationen (bisher Aufzeichnungen), welcher ebenfalls diverse Tätigkeitsschritte erläutert. Hierzu zählen:

  • Zuordnung treffen
  • Unterlagen archivieren und aufbewahren
  • Aufzeichnungen verwalten und sichern

Das Deckblatt bietet zudem alle prozessrelevanten Informationen, wie zum Beispiel Ziele, Messgrößen, Ressourcen oder das Vorgehen bei Abweichungen.

Mit unserer VA Lenkung dokumentierte Information stets den Überblick behalten – Informieren Sie sich jetzt

Machen Sie zukünftig den Umgang mit dokumentierter Information zu einem Erfolgsbaustein Ihres Qualitätsmanagements. Unsere Verfahrensweisung bietet hierzu die ideale Grundlage. Sie ist bereits in der Praxis erfolgreich erprobt und kann sofort eingesetzt werden. Mit dem Kauf erhalten Sie auch regelmäßige Updates. Achten Sie zudem auf unser neues Vorteilspaket zum Thema ISO 9001:2015, welches weitere Mustervorlagen oder Schulungen, speziell zu den Neuerungen der ISO 9001:2015 beinhaltet. Ein gutes Beispiel hierfür ist die VA Management externer Anbieter.

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