Die Zeitdiebe Checkliste zeigt zeitraubende Störungen und Ablenkungen in Unternehmensprozessen auf. Diese können Sie dann eliminieren beziehungsweise umgehen.
Die kostbare Ressource Zeit effizient nutzen
Zeit ist eine der kostbarsten Ressourcen für Unternehmen. Häufig genug geht Zeit aber in nebensächlichen Tätigkeiten sowie durch Ablenkungen und Störungen verloren. Sie wird den Mitarbeitern sozusagen gestohlen und steht dem Unternehmen dann nicht mehr zur Verfügung. Die Zeitdiebe Checkliste hat daher die Aufgabe, solche Zeitdiebe zu entlarven und Wege aufzuzeigen, sie zu eliminieren. Hierbei muss zwischen Zeitdieben unterschieden werden, die sich aus den Umständen ergeben, und solchen, die durch eine ineffiziente Organisation der Unternehmensprozesse entstehen. Durch die gewonnenen Erkenntnisse ist es dann möglich, Ablenkungen und Unterbrechungen auf ein Minimum zu reduzieren und für mehr Effizienz in den alltäglichen Arbeitsprozessen zu sorgen.
Das können Sie mit der Zeitdiebe Checkliste erreichen
Bei der Zeitdiebe Checkliste handelt es sich um ein Excel-Tool, mit dem sich ein Wochen-Arbeitszeitenprotokoll erstellen lässt. Dieses Protokoll zeigt deutlich auf, für welche Tätigkeiten wie viel Zeit erforderlich ist. Hieran lässt sich erkennen, ob man die wertvolle Ressource Zeit vorrangig für wichtige Tätigkeiten (Hauptfunktionen) oder eher für bürokratische und weniger wichtige Tätigkeiten (Nebenfunktionen) verwendet. Sollte die vorhandene Zeit nicht effizient genutzt werden, können Sie dank der Zeitdiebe Checkliste sinnvolle Gegenmaßnahmen einleiten. Um diese Aufgaben meistern zu können, beinhaltet die Checkliste unter anderem 5 Arbeitsblätter (Montag bis Freitag), mit denen ein Zeitprotokoll ensteht. Außerdem ist dadurch die Auswertung der erhobenen Daten ermöglicht, um die Produktivität der einzelnen Prozesse bewerten zu können.
Die Erkenntnisse der Zeitdiebe Checkliste richtig nutzen
Die Zeitdiebe Checkliste erfasst alle Tätigkeiten im Betrieb. Anschließend lässt sich analysieren, welche dieser Tätigkeiten einer Planung folgten und welche sich aus den vorhandenen Umständen spontan ergeben haben. Hieran wird deutlich, wie viel Zeit man für die Erledigung ungeplanter Tätigkeiten aufwenden muss. Diese bringen das Unternehmen nicht voran und führen zu keiner Umsatzsteigerung. Hierbei muss klar zwischen externen Faktoren und internen Faktoren unterschieden werden. Letztere beziehen sich in der Regel auf Fehler bei der Organisation vorhandener Prozesse und lassen sich am leichtesten eliminieren. Die sorgfältige Erstellung eines Arbeitszeitprotokolls erfordert etwas Disziplin. Deshalb sollten Sie die Mitarbeiter in die Nutzung des Tools eingeführen und zu einer sorgfältigen Erstellung anhalten. Nutzen Sie die Ihnen zur Verfügung stehende Zeit optimal indem Sie Sie Ihre Aktivitäten überprüfen, optimieren und so die eigene Produktivität steigern.
