Systemaudit

von Reinhold Kaim
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Ein Systemaudit überprüft das Managementsystem einer Organisation auf Normkonformität und Verbesserungsmöglichkeiten.

Das Systemaudit betrachtet das vollständige Bild

Das Systemaudit dient der Beurteilung des gesamten Managementsystems. Dabei wird in einer systematischen und unabhängigen Untersuchung zunächst die Dokumentation des Managementsystems einschließlich aller Anweisungen auf angemessene Übereinstimmung mit dem zugrunde liegenden Regelwerk (z. B. einer Norm) überprüft. Anschließend werden vor Ort alle relevanten Tätigkeiten und deren Ergebnisse beurteilt, ob diese den geplanten Anordnungen und Anweisungen entsprechen, wirkungsvoll durchgeführt werden und geeignet sind, die vorgegebenen Ziele zu erreichen.

Systemaudits erstecken sich auf die Aufbau- und Ablauforganisation

Die Dauer eines Systemaudits ist stark abhängig von der Größe des zu auditierenden Unternehmens, da alle Bereiche / Funktionen (Aufbauorganisation) sowie Prozesse (Ablauforganisation) zu betrachten sind. DIN EN ISO 9001 fordert von einer Organisation in festgelegten Zeitfenstern die vollständige Auditierung des gesamten Managementsystems, um festzustellen, ob dies die Normanforderungen erfüllt und auch eigene Anforderungen wirksam verwirklicht sind. Das Hilfsmittel, um dies über den geplanten Zeitraum zu gewährleisten, ist das Auditprogramm (häufig Auditjahresplan genannt). Dies sollte nach Sicht der neueren Versionen der DIN EN ISO 9001 prozessorientiert aufgebaut sein. Wurden alle Prozesse der Organisation auditiert, liegt also ein Audit über das gesamte Managementsystem vor.

Ein unwirksames System birgt für alle Managementdisziplinen große Risiken

Das Systemaudit zeigt auf, in welchem Maße ein Managementsystem bestimmte festgelegte Anforderungen erfüllt. Das Ergebnis eines Systemaudits verdeutlicht, durch welche Unzulänglichkeiten systemische Risiken vorhanden sind und welche Chancen nutzbar sind, um die Leistung des Managementsystems und damit der Organisation weiter zu steigern. Systemaudits können auch auf Kombinationen aus mehreren Managementsystemen wie z.B. Umwelt, Qualität und Arbeitssicherheit angewendet werden, die als Integriertes Managementsystem bezeichnet werden.

Die Ergebnisse von Systemaudits haben in der Regel Konsequenzen

Die Ergebnisse von Systemaudits stellen neben den Eingaben für die interne Managementbewertung typischerweise Bewertungsgrundlagen für wichtige Entscheidungen dar:

  • Qualifizierung als Lieferant:
    Durch die systematische Begutachtung der Potenziale des Lieferanten vor Ort und einer Bewertung mithilfe einheitlicher Kriterien, werden die zur Auswahl stehenden Lieferanten verglichen und nur qualitätsfähige Lieferanten erhalten deshalb einen Auftrag.
  • Grundlage der Zertifizierungsentscheidung:
    Zertifizierungsaudits (3rd party audits) sind grundsätzlich Systemaudits, da die Ermittlung der Konformität des Managementsystems mit vorgegebenen Anforderungen das Ziel des Audits darstellt. Nur bei positivem Ergebnis erhält das Unternehmen ein Zertifikat.

Grundsätzlich gilt: Richtig angewendet liefert ein Systemaudit wertvollen Input für das Management von Risiken und Chancen und somit für Verbesserung und Optimierung eines Managementsystems.

Know-NOW unterstützt bei der Auditierung des Managementsystems

Zur Überprüfung von Managementsystemen bieten wir unseren Kunden unterschiedliche Checklisten für unterschiedliche Systemaudits an: