Mit der Arbeitsanweisung EDV-Ablage treffen Sie wichtige Vorgaben zur optimalen Verwaltung von Daten und Informationen zur Organisation des vorhandenen Wissens.
In der Optimierung der EDV-Ablage steckt viel Potenzial
Die meisten Unternehmen legen EDV-Daten in nicht einheitlicher bzw. strukturierter Form ab. Deshalb ist ein rasches Auffinden einzelner Dateien so kaum möglich. Kann somit nur der Ersteller der Datei Auskunft über den Ablageort geben, wirkt sich dies bei dessen Abwesenheit erschwerend auf das Auffinden von Dateien aus. Ein weiteres Problem stellen außerdem die uneinheitlichen Strukturen bei der Namensvergabe für elektronische Dokumente dar. Dokumente, die nicht auffindbar sind, können somit zu großen finanziellen Nachteilen führen.
Mit anderen Worten, wer zu spät dran ist, weil er bei Anfragen, Angeboten und Reklamationen erst lange suchen muss, den bestraft das Leben. Noch kritischer wird es, falls Dokumente in Fällen der Gewährleistung, Mängelbehebung oder bei Schadenersatzforderungen nicht auffindbar sind.
Das Ziel muss lauten Strukturen zu schaffen, die eine systematische Ablage ermöglichen und von allen Anwendern verstanden werden. Ist dies der Fall, muss man allen Mitarbeitern verdeutlichen, dass die Verantwortung für das Funktionieren des Ablagesystems auf allen Schultern gemeinsam liegt.
Mit dieser Arbeitsanweisung bekämpfen Sie das Such-Chaos
Die Vorlage EDV-Ablage Arbeitsanweisung unterstützt Sie deshalb bei einem systematischen Umgang mit den digitalen Daten- und Informationsträgern. Sie finden in der Arbeitsanweisung Vorgaben und Handlungsanweisungen zu den folgenden Themenbereichen:
- Erstellung und Pflege von Ablagestrukturen
- Festlegung des Dateinamens
- Themeninformationen
- Archivierung
Die Arbeitsanweisung enthält eine Arbeitsbeschreibung und stellt für einen schnellen Überblick dar, wie und womit die Tätigkeit durchzuführen ist. Ergänzend finden Sie Hinweise zur Nutzung der Arbeitsanweisung EDV-Ablage und zur Wissensorganisation. Für die Mitarbeiter wird die Notwendigkeit einer systematischen Organisation von EDV-Daten dargestellt. Die Arbeitsanweisung unterstützt Sie zusätzlich bei der Implementierung von Maßnahmen für das Management vorhandenen Wissens im Sinne der ISO 9001:2015.
