Diese Arbeitshilfe erläutert wichtige und gängige Darstellungsformen für das Werkzeug Organigramm.
Das Organigramm machte die Aufgabenverteilung im Unternehmen transparent
Ein Organigramm beschreibt die Aufbauorganisation eines Unternehmens mit dessen organisatorischen Einheiten (Funktionen) sowie deren Aufgabenverteilung und Kommunikationsbeziehungen und stellt diese in grafischer Form gut nachvollziehbar dar. Die Aufbauorganisation bestimmt die Struktur eines Unternehmens, regelt damit verbundene Verantwortlichkeiten sowie Befugnisse und hat deshalb einen großen Einfluss darauf, wie die unternehmerische Leistung erbracht wird.
Die die Struktur der Aufbauorganisation richtig und normkonform darstellen
DIN EN ISO 9001:2015 fordert in Abschnitt 5.3, dass die oberste Leitung sicherstellen muss, dass die Rollen, Verantwortlichkeiten und Befugnisse in einer Organisation innerhalb der gesamten Organisation bekannt gemacht und verstanden werden müssen. Da sich das Werkzeug „Organigramm“ aufgrund seiner grafischen Darstellung und damit verbundenen guten Verständlichkeit sehr gut dafür eignet, findet es im Qualitätsmanagementsystem häufig Anwendung. Um ein Organigramm zu erstellen, muss zuerst die Aufgabenanalyse erfolgen. Dabei analysiert das Unternehmen die Gesamtaufgaben, zerlegt und gliedert diese in Teilaufgaben. Ähnliche und zusammengehörende ermittelten Teilaufgaben werden dann wieder zusammengefasst und bilden dadurch einzelne Stellen, Abteilungen oder sonstige Einheiten. Aufgrund der nachfolgend genannten Faktoren basiert die Aufbauorganisation von Unternehmen auf unterschiedlichen grundlegenden Organisationsformen:
- Hierarchischer Aufbau,
- Unternehmensgröße,
- Leistungsprogramm,
- räumliche Anordnung des Unternehmens,
- eingesetzte Fertigungstechnologien,
- usw.
Diese Fälle sollten Sie bei der Visualisierung des Organigramms unterscheiden
Wichtig ist es zu erkennen, ob ein Ein-Liniensystem, ein Mehr-Liniensystem, ein Stab-Liniensystem oder eine Matrixorganisation vorliegt. Diese Arbeitshilfe beschreibt die Kriterien, um diese Unterscheidungen zu treffen und die Organisationsstruktur korrekt im Organisationsdiagramm abzubilden. Um dieses Wissen in ein fertiges Organigramm umzusetzen, wird am Beispiel von Microsoft Word dargestellt, welche einzelnen Bearbeitungsschritte erforderlich sind, um ein Organigramm vollständig abzubilden. Mit einem professionellen Organisationsdiagramm stellen Sie sicher, dass interne Beziehungen und Zusammenhänge innerhalb eines Unternehmens eindeutig dargestellt werden. Organigramme helfen dabei sicherzustellen, dass die Mitarbeiter in der Lage sind, Informationen auf effektive Art und Weise zu kommunizieren.