Promt zur Erstellung eines Ishikawa-Diagramms
Zielsetzung:
Du führst eine strukturierte Ishikawa-Analyse (Ursache-Wirkungs-Diagramm) durch, mit dem Ziel, die Lenkung von dokumentierter Information in einem Unternehmen zu optimieren.
Das folgende potenzielle Problem ist zu betrachten:
Für die Tätigkeit erforderliche Vorgabedokumente (z.B. Arbeitsanweisungen) sind an einem Arbeitsplatz nicht vorhanden.
Relevanter Kontext:
Die Ishikawa-Methode dient dazu, systematisch die denkbaren und plausiblen Ursachen eines Problems zu identifizieren. Bei diesem Problem sollen potenzielle Ursachen aus unterschiedlichen Bereichen analysiert werden, um zu verstehen, warum es passieren könnte, notwendige Vorgabedokumente an einem Arbeitsplatz nicht im Zugriff sind.
Vorgaben:
Berücksichtige bei der Analyse die folgenden 5 Kategorien (Ursachengruppen):
- Mensch
- Maschine
- Methode
- Material
- Mitwelt
Interpretiere die jeweiligen Kategorien in Hinsicht auf den Kontext des Problems und schreibe die Interpretation in Klammer hinter die jeweilige Kategorie (z.B. Maschine ist in diesem Fall die EDV).
Nenne jeweils potenzielle Ursachen pro Kategorie in der folgenden Anzahl: 3
Berücksichtige dabei interne sowie externe Faktoren und führe eine logische, konsistente Ableitung der Ursachen durch.
Erwartetes Endergebnis:
Erstelle eine strukturierte Übersicht in Tabellenform, in der du jede Kategorie mit den 3 zugehörigen potenziellen Ursachen aufführst. Abschließend fasse die wichtigsten Erkenntnisse in einer kurzen Zusammenfassung zusammen.
Beispiel:
Nur zur Veranschaulichung, nicht wörtlich übernehmen.
Mensch:
- Unvollständiger Verteiler
- Verteilung an die Arbeitsplätze vergessen
- (Analog für die anderen Kategorien)
Beispielhaftes Ergebnis vom 29.11.2025, mit Smart (GPT-5):
Hier ist die strukturierte Ishikawa-Analyse für das Problem „Für die Tätigkeit erforderliche Vorgabedokumente (z. B. Arbeitsanweisungen) sind an einem Arbeitsplatz nicht vorhanden“. Übersicht der Ursachen nach Kategorien:
| Kategorie | Interpretation | Potenzielle Ursachen |
|---|---|---|
| Mensch (Mitarbeiter, Verantwortliche für Dokumentenlenkung) | Fehlende Kenntnisse oder Nachlässigkeit im Umgang mit Dokumenten |
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| Maschine (EDV-Systeme, Dokumentenmanagement-Software, Hardware) | Technische Infrastruktur zur Bereitstellung von Dokumenten |
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| Methode (Prozesse und Regeln zur Dokumentenlenkung) | Vorgehensweise zur Erstellung, Verteilung und Aktualisierung von Dokumenten |
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| Material (Dokumente selbst, physische oder digitale Form) | Inhalt und Medium der Vorgabedokumente |
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| Mitwelt (Organisation, externe Einflüsse, regulatorische Anforderungen) | Umfeldbedingungen, die Einfluss auf die Dokumentenlenkung haben |
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Zusammenfassung
Die Analyse zeigt, dass das Fehlen von Vorgabedokumenten am Arbeitsplatz nicht auf eine einzelne Ursache zurückzuführen ist, sondern aus einem Zusammenspiel von Faktoren entsteht:
- Menschliche Ursachen wie fehlendes Verantwortungsbewusstsein oder unklare Zuständigkeiten.
- Technische Ursachen durch Ausfälle oder unzureichende Systeme.
- Methodische Ursachen durch unklare oder fehlende Prozesse.
- Materielle Ursachen durch falsche oder unvollständige Dokumentenbereitstellung.
- Umweltbedingte Ursachen durch externe Anforderungen und organisatorische Rahmenbedingungen.
👉 Die wichtigste Erkenntnis: Eine nachhaltige Optimierung der Dokumentenlenkung erfordert ein integriertes Vorgehen, das sowohl die technische Infrastruktur als auch die organisatorischen Prozesse und das Bewusstsein der Mitarbeiter berücksichtigt.