Mit Protokollvorlagen Arbeitsabläufe und -prozesse festhalten und nützliche Daten für die Zukunft ermitteln.
Die Bedeutung von Protokollen im Unternehmensalltag
Protokolle sind ein nützliches Werkzeug zur Verbesserung von Unternehmensabläufen und -prozessen. Sie helfen dabei, Produktionsschritte festzuhalten und hieraus Verbesserungen für die Zukunft abzuleiten. Außerdem hat die Unternehmensführung durch solche Protokolle die Möglichkeit, Einfluss auf die Arbeitsweise der Mitarbeiter zu nehmen und diese zu lenken. Damit Protokolle diese Aufgaben erfüllen können, müssen sie allerdings einheitlich erstellt und ausgewertet werden. Zu diesem Zweck sind Protokollvorlagen ausgesprochen hilfreich. Sie geben den verschiedenen Protokollen eine einheitliche Struktur, sodass sie leicht und ohne großen Zeitaufwand erstellbar und auswertbar sind.
Wichtige Eigenschaften der Protokollvorlagen
Im Arbeitsalltag sind vor allem zwei Arten von Protokollen besonders wichtig: Verlaufsprotokolle und Ergebnisprotokolle. Während Verlaufsprotokolle den gesamten Verlauf eines Gesprächs oder Arbeitsschrittes festhalten, stehen in Ergebnisprotokollen lediglich die Beschlüsse oder Ergebnisse, die sich aus dem jeweiligen Gespräch oder Arbeitsschritt ergeben haben. Die Protokollvorlagen bieten Vorlagen für beide Arten von Protokollen, sodass man diese standardisiert ausfüllen und auswerten kann. Die Protokollvorlagen sind selbsterklärend, man sollte sie aber mit den zuständigen Mitarbeitern durchsprechen, damit diese sie direkt in ihre Arbeitsabläufe integrieren und einsetzen können.
Die Besprechung der einzelnen Protokolle
Die Protokolle dienen dazu, Handlungsschritte in den Arbeitsprozessen zu besprechen und zu optimieren. Hierfür ist es wichtig, für jeden Arbeitsprozess das passende Protokoll auszuwählen. Neben den beiden Varianten Verlaufsprotokoll und Ergebnisprotokoll gibt es nämlich noch zahlreiche Unterformen, die sich im Praxisalltag als nützlich erweisen. Hierzu zählen zum Beispiel das Wortprotokoll, das Gedächtnisprotokoll und das Kurzprotokoll. Diese zeichnen sich dadurch aus, dass sie im Vergleich zu den beiden großen Protokollformen besonders schnell erstellbar sind und vergleichsweise wenig Arbeit machen. In den Protokollvorlagen findet sich eine ausführliche Erklärung, wie diese unterschiedlichen Protokollarten aufgebaut sind und verfasst sind. Wichtig ist, dass sich die Unternehmensführung und die Mitarbeiter klar darüber verständigen, in welchem Bereich beziehungsweise bei welchem Arbeitsschritt welche Art von Protokoll erstellt werden soll. Optimieren Sie die Arbeitsabläufe in Ihrem Unternehmen und setzen Sie diese praktischen Protokollvorlagen ein.
