Ziel dieser Checkliste zur Veranstaltungsplanung ist die Verbesserung der Abläufe durch Standards und abgestimmte Prozesse bei der Planung und Durchführung von Veranstaltungen. Jede Veranstaltung kostet Geld, das nicht verschleudert werden darf.
Die Veranstaltungsplanung umfasst verschiedene Veranstaltungen in Unternehmen
In einem Unternehmen werden regelmäßig Veranstaltungen durchgeführt. Diese können überschaubar wie Besprechungen und Konferenzen oder von großer Natur wie Kongresse, Seminare, Marketing Events oder Workshops sein. Je nach Art der Veranstaltung wird sie entweder im Unternehmen selbst oder extern durchgeführt. Entsprechend sind jeweils unterschiedliche Dinge bei der Planung und Durchführung zu beachten. Eine Veranstaltungsplanung Checkliste hilft dabei, alle wichtigen Punkte für die Organisation im Blick zu behalten und professionell abzuarbeiten.
Mit der Veranstaltungsplanung Checkliste effizient planen
Im Grunde setzt sich die Organisation von Veranstaltungen aus drei Teilaufgaben zusammen:
- Planung und Vorbereitung einer Veranstaltung
- Durchführung einer Veranstaltung
- Nachbereitung einer Veranstaltung
Durch eine effiziente Planung lassen sich Ressourcen und Zeit bei der tatsächlichen Umsetzung der Veranstaltung einsparen. Die Veranstaltungsplanung Checkliste hilft dabei, alle relevanten Punkte bei der Planung und Durchführung aufzulisten und abzuarbeiten. Sie ist somit Teil des Veranstaltungsmanagements und ein wichtiges Werkzeug bei der Durchführung von Workshops, Seminaren und Messen. Die Checkliste ist hierbei so allgemein gehalten, dass sie auf nahezu alle Arten von Veranstaltungen angewendet werden kann, hierbei aber so individuell, dass praktische und zweckmäßige Umsetzungsoptionen für aktuelle Events gegeben sind. Für die Nachbereitung bietet die Veranstaltungsplanung Checkliste hilfreiche Punkte, um den Erfolg eines Events einschätzen und gegebenenfalls Verbesserungen für zukünftige Veranstaltungen vornehmen zu können.
Unterschiede zwischen internen und externen Veranstaltungen
Für die Veranstaltungsplanung macht es einen großen Unterschied, ob ein Event intern im eigenen Unternehmen oder extern organisiert und durchgeführt werden soll. Tendenziell sind externe Veranstaltungen mit einem höheren Organisationsaufwand verbunden als externe Events. Bei letzteren muss man nämlich einen Veranstaltungsort finden, gegebenenfalls Tische, Stühle, Stände und Ähnliches organisieren und eventuell Unterbringungsmöglichkeiten für die Mitarbeiter und Gäste bereitstellen. Aus diesem Grund unterscheidet die Veranstaltungsplanung Checkliste zwischen internen und externen Veranstaltungen. Die Liste bietet Standards und erprobte Prozesse für beide Arten, sodass Events gezielt und effizient geplant und durchgeführt werden können. Gestalten Sie die Veranstaltungen Ihres Unternehmens ökonomisch und ansprechend und nutzen Sie die Veranstaltungsplanung Checkliste.
