Mit dem Projektstatusbericht schätzen Sie die Fortschritte Ihrer Projekte einfach und sachgerecht ein.
Projektfortschritte mit dem Projektstatusbericht überwachen
Die regelmäßige Prüfung von Projektfortschritten ist für den Erfolg eines Projekts maßgeblich. Je früher Abweichungen und Fehlentwicklungen erkannt werden, desto eher lässt sich gegensteuern. Ein Projektstatusbericht ist ein hervorragendes Tool zur Beurteilung der einzelnen Projektfortschritte. Es hilft dabei, verschiedene Projektvorgänge zu kontrollieren, zu überwachen und deren Leistung zu beurteilen. Sobald das erste Arbeitspaket im Projekt freigegeben wird, müssen die einzelnen Projektfortschritte überwacht werden. Deswegen ist es ratsam, das Tool „Projektstatusbericht“ möglichst frühzeitig einzusetzen und nicht erst zur abschließenden Beurteilung von Projekten zu nutzen.
So funktioniert die regelmäßige Erfassung des Projektstatus
Der Projektstatusbericht ist ein Werkzeug, das nicht nur einmal, sondern zu verschiedenen Zeitpunkten eines Projekts zum Einsatz kommt. Es dient der Erfassung und Beurteilung unterschiedlicher Kriterien. An vorher festgelegten Stichtagen ermittelt man den aktuellen Projektstand, um so einschätzen zu können, ob der Projektplan realisierbar ist. Eine solche Einschätzung erfolgt je nach Projekt wöchentlich, bi-weekly, monatlich oder quartalsweise. Um dies leisten zu können, muss sich der Prüfer in die Planungsunterlagen einarbeiten, wobei die Dokumente des Projektstatusberichts eine Hilfe sind.
In einem weiteren Schritt wird dann ein Plan-Ist-Vergleich durchgeführt, zu dem unter anderem eine Abweichungsanalyse mit anschließender Bewertung gehören. Falls sich hierbei ein Missverhältnis zwischen Plan und Umsetzung zeigt, werden anschließend Steuerungsmaßnahmen und gegebenenfalls Anpassungen des Projektplans vorgenommen. Hierbei steht die Entwicklung der Soll-Werte im Zentrum der Aufmerksamkeit. Sollten die vorhandenen Schwierigkeiten bei der nächsten Prüfung mit dem Projektstatusbericht verschwunden sein, haben sich die gewählten Maßnahmen als wirkungsvoll erwiesen.
Diese Vorteile bringt Ihnen die Erfassung des Projektstatus
Sowohl für die Unternehmen als auch die Kunden sind Termintreue und Kostentreue sehr wichtig. Deswegen werden diese Kriterien im Rahmen des Projektstatusberichts in Form der Ampelsystematik dargestellt. Somit ist auf einen Blick ersichtlich, ob die zu erreichenden Soll-Werte mit den tatsächlichen Ist-Werten übereinstimmen. Weitere Extras des Tools sind Trendanalysen für Meilensteine und Kosten, die deren Entwicklung leicht verständlich veranschaulichen. Für eventuell auftretende Probleme, Risiken und ausstehende Entscheidungen enthält der Projektstatusbericht To-Do-Listen, in die unter anderem Verantwortlichkeiten, Zuordnungen und Termine eingetragen werden. Kontrollieren und optimieren Sie regelmäßig den Verlauf Ihrer Unternehmensprojekte und setzen Sie auf den Projektstatusbericht.
