Prozess

von ReinoKa

Ein Prozess besteht aus festgelegten und standardisierten Tätigkeiten, um Eingaben mit Hilfe von Ressourcen in gewünschte Ergebnisse umzuwandeln.

In einem Prozess geht es planvoll vorwärts

Der Prozessbegriff leitet sich vom lateinischen „procedere“ ab, was mit „vorwärts gehen“ übersetzt werden kann. Ganz allgemein steht hinter diesem Begriff ein Verlauf, eine Entwicklung oder ganz abstrakt ein System von Vorgängen. Spricht jemand von einem Prozess, meint diese Person in der Regel den Prozessablauf. Je besser eine Organisation ihre Abläufe plant, desto weniger Fehler werden passieren. Transparente und stabile Prozessabläufe sind somit die Basis einer qualitätsfähigen Organisation. Gut geplante Unternehmensprozesse bieten einen gravierenden Vorteil: Sie ersetzen den Zufall durch planvolles Vorgehen. Deshalb spielt der prozessorientierte Ansatz in ISO 9001:2015 eine gewichtige Rolle.

ISO 9000 definiert den Prozessbegriff sehr anschaulich

Nach DIN EN ISO 9000, Abschnitt 3.4.1 ist ein Prozess „ein Satz zusammenhängender oder sich gegenseitig beeinflussender Tätigkeiten, der Eingaben zum Erzielen eines vorgesehenen Ergebnisses verwendet“. Mit den folgenden Anmerkungen schafft die Norm weitere begriffliche Eindeutigkeit:

  • Abhängig vom Kontext kann das „vorgesehene Ergebnis“ eines wertschöpfenden Prozesses Produkt oder Dienstleistung genannt werden.
  • Ergebnisse des einen Prozesses sind üblicherweise Eingaben anderer Unternehmensprozesse, da zwischen Prozessen Wechselwirkungen bestehen.
  • Zwei oder mehr Prozessabläufe, die zusammenhängen und sich gegenseitig beeinflussen oder aufeinanderfolgen, können auch als ein Prozess bezeichnet werden.
  • Eine Organisation sollte ihre Prozessabläufe üblicherweise planen und unter beherrschten Bedingungen durchführen, um einen Mehrwert zu schaffen.
  • Prozesse, bei denen die Konformität der erzeugten Ergebnisse nicht ohne weiteres oder in wirtschaftlicher Weise ermittelt werden kann, sollten als „spezieller Prozess“ gehandhabt werden.

Alle ISO-Managementsystemnormen benutzen den Prozessbegriff auf einheitliche Weise, da dessen Definition in den ISO/IEC Directives, Part 1, Consolidated ISO Supplement, Anhang SL enthalten ist. Darin ist auch der Begriff „Verfahren“ definiert, den häufig im Zusammenhang mit Prozessen verwenden. Dieses Glossar erläutert auch das Verfahren und belegt, dass dieser Begriff neben dem Prozessbegriff seine Berechtigung hat.

Die Prozesse eines Unternehmens müssen gemanagt werden

Das übergeordnete Ziel aller Tätigkeiten und Abläufe eines Unternehmens lautet: Erfüllung der Kundenanforderungen durch ein gutes Produkt oder eine gute Dienstleistung. Ein optimaler Prozessablauf definiert sich jedoch nicht nur durch Tätigkeiten, sondern durch mehrere Faktoren, die zum Beispiel im Abschnitt 4.4 der Norm ISO 9001:2015 als konkrete Forderungen für ein professionelles managen der Prozesse im Unternehmen aufgelistet sind:

  • Bestimmung von Input und Output
  • Definition von Schnittstellen bzw. Wechselwirkungen
  • Bestimmung der notwendigen Ressourcen
  • Festlegung der prozessbezogenen Rollen und Verantwortlichkeiten
  • Maßnahmen zum Umgang mit prozessrelevanten Risiken und Chancen
  • Überwachung der Prozesse durch Leistungsindikatoren
  • Änderung der Abläufe bei Bedarf sowie fortlaufende Verbesserung

Eine gute Methode zur vollständigen Erfassung und speziell auch zur Auditierung von Prozessen stellt das Turtle-Modell dar. Dies finden Sie im Glossar unter dem Begriff Prozessaudit erklärt.

Prozess-Elemente
© Know-NOW GmbH

Ein Unternehmen definiert sich durch die Summe seiner Prozesse

Die verständlichste Methode zur Darstellung von Prozessabläufen ist das Flussdiagramm. Mit definierten im Unternehmen vereinheitlichten Symbolen bilden wir einen Prozessablauf folglich grafisch ab und schaffen somit für alle Beteiligten Transparenz. Deshalb ist es zunächst wichtig, die einzelnen Prozesse zu bestimmen. In einem Unternehmen greifen Prozesse jedoch vielfach ineinander. Um dies zu verstehen müssen die Abfolgen und Wechselwirkungen dargelegt werden. Die meisten Organisationen erstellen hierzu eine grafische Darstellung der Geschäftsprozesse aus der Vogelperspektive in Form einer Prozesslandkarte. Darin sind die Hauptprozesse, meist nach Prozesskategorien wie folgt strukturiert, abgebildet:

  • Managementprozesse oder Führungsprozesse
  • Kernprozesse
  • Unterstützende Prozesse

Näheres zu dieser kompakten Übersicht der Prozessarten finden Sie im Glossar unter dem Begriff Prozesslandkarte.

Know-NOW hilft Ihnen beim Umstieg von der Abteilungsorientierung zur Prozessorientierung

Unter der Rubrik Prozessmanagement finden Sie in unserem Shop eine Vielzahl an Arbeitshilfen, die Ihnen den Weg zu einem prozessorientierten Status des Unternehmens ebnen helfen.

Häufige Fragen zum Begriff Prozess

Was ist ein Prozess im Unternehmenskontext?
Ein Prozess ist ein Satz zusammenhängender oder sich gegenseitig beeinflussender Tätigkeiten, der Eingaben (Inputs) unter Nutzung von Ressourcen in ein vorgesehenes Ergebnis (Output) umwandelt. In Unternehmen sind Prozesse die Grundlage für planvolles Vorgehen: Sie schaffen transparente, wiederholbare Abläufe und reduzieren Fehler, weil Aufgaben nicht zufällig, sondern systematisch und standardisiert durchgeführt werden.
Warum spielt der prozessorientierte Ansatz in ISO 9001 eine so wichtige Rolle?
Der prozessorientierte Ansatz stellt sicher, dass Abläufe geplant, beherrscht und kontinuierlich verbessert werden, um Kundenanforderungen zuverlässig zu erfüllen. ISO 9001 verlangt, dass Organisationen ihre Prozesse nicht nur beschreiben, sondern aktiv managen – inklusive Schnittstellen, Verantwortlichkeiten, Ressourcen, Kennzahlen sowie Maßnahmen zum Umgang mit Risiken und Chancen. Dadurch wird die Leistungsfähigkeit des Managementsystems messbar und steuerbar.
Was gehört zum „Prozessmanagement“ nach ISO 9001 typischerweise dazu?
Zum Management von Prozessen gehören insbesondere die Festlegung von Input und Output, die Beschreibung von Schnittstellen und Wechselwirkungen, die Bereitstellung notwendiger Ressourcen, die Definition von Rollen und Verantwortlichkeiten sowie die Festlegung von Steuerungs- und Überwachungsmechanismen (z. B. Prozesskennzahlen). Ergänzend fordert die Norm, prozessrelevante Risiken und Chancen zu berücksichtigen, Änderungen kontrolliert umzusetzen und die Prozesse fortlaufend zu verbessern.
Wie hängen Prozesse in einem Unternehmen miteinander zusammen?
Prozesse stehen in Wechselwirkung: Die Ergebnisse eines Prozesses sind häufig die Eingaben für andere Prozesse. Dadurch entstehen Prozessketten, die abteilungsübergreifend funktionieren und gemeinsam zur Leistungserbringung beitragen. Um diese Zusammenhänge verständlich zu machen, nutzen viele Organisationen eine Prozesslandkarte, die die wichtigsten Geschäftsprozesse und ihre Schnittstellen auf oberster Ebene grafisch darstellt.
Welche Methoden helfen, Prozesse verständlich darzustellen und zu auditieren?
Für die Darstellung von Prozessabläufen sind Flussdiagramme besonders verbreitet, weil sie mit einheitlichen Symbolen Transparenz über Tätigkeiten, Entscheidungen und Schnittstellen schaffen. Für die strukturierte Prozessanalyse und Auditierung hat sich zudem das Turtle-Modell etabliert, da es systematisch nach Input, Output, Ressourcen, Verantwortlichkeiten, Kennzahlen und Risiken fragt. Beide Methoden unterstützen dabei, Prozesse nachvollziehbar zu dokumentieren und gezielt zu verbessern.