Prozessaudit

von ReinoKa

Prozessaudits sind ein höchst wirksames Werkzeug, um die Prozessabläufe einer Organisation zu verbessern sowie Fehlermöglichkeiten zu erkennen und zu vermeiden.

Das Prozessaudit erfordert einen definierten und eingeführten Soll-Prozess

Es gibt immer noch Organisationen, deren Prozesse den Charakter einer „black box“ besitzen. Zwischen dem „Input“ in den Prozess und dem „Output“ mit den Prozessergebnissen „passiert“ etwas, dass in weiten Teilen vom Zufall abhängig ist. Ein unklarer und nicht nachvollziehbarer Ablauf kann nicht verbessert werden. Eine Bedingung zur Durchführung von Prozessaudits lautet „Licht in das Dunkel bringen“ und den Ist-Ablauf am besten visuell darstellen. Ist dies der Fall, hinterfragen die Auditoren die Unternehmensprozesse und vergleichen die Ist-Situation mit den aktuell festgelegten Abläufen, um festzustellen, ob das Unternehmen diese beherrscht und damit die geplanten Ergebnisse reproduzierbar realisieren kann. Erkannte Fehlerrisiken oder auch Verbesserungspotenziale der Soll-Prozesse werden dokumentiert und kommuniziert. Die Verantwortlichkeit diese zu überprüfen und Maßnahmen zu ergreifen obliegt jedoch den Prozessverantwortlichen.

Prozessaudit
© Know-NOW GmbH

Prozesse besitzen Merkmale, die einem Audit Struktur geben

Unabhängig vom betrachteten Prozess gilt, dass dieser seine Kernaufgabe nur dann erfüllen kann, wenn bestimmte Bedingungen gegeben sind. Auf dieser Erkenntnis beruht das sogenannte „Turtle-Prinzip“, welches die Vorbereitung von Prozessaudits erleichtert und der Durchführung eine Struktur gibt.

Die nachfolgende Grafik zeigt beispielhaft die Ermittlung und Dokumentation der Prozessparameter mittels Prozess-Turtle für einen Beschaffungsprozess:

Prozess-Turtle
© Know-NOW GmbH

Dieses Denkmuster stellt sicher, dass alle für die Erreichung des Prozessziels relevanten Kriterien ermittelt, berücksichtigt und eingehalten werden. Das Prozessaudit leistet einen wichtigen Beitrag, fähige und beherrschte Prozesse zu gestalten, die robust gegenüber Störgrößen sind.

Prozess ist nicht gleich Prozess. DIN EN ISO 9001 fordert uns auf Schwerpunkt zu setzen

Der Erfolg eines Unternehmens hängt letztendlich immer davon ab, ob der Kunde zufrieden ist. Dies ist nur dann der Fall, wenn die Beschaffenheiten und Eigenschaften von Produkten oder Dienstleistungen, Mengen oder Termine den Anforderungen entsprechen. An der Erfüllung dieser Umstände sind unterschiedliche Prozesse in unterschiedlichem Ausmaß beteiligt. DIN EN ISO 9001 fordert uns infolgedessen auf, bei Planung der der Auditierung der Prozesse deren Bedeutung zu berücksichtigen. Eine sinnvolle Möglichkeit ist somit die Differenzierung der Prozesse in unterschiedliche Prozesskategorien:

  • Managementprozess bzw. Führungsprozess
  • Kernprozess
  • Unterstützungsprozess

Je bedeutsamer ein Prozess für den Unternehmenserfolgt ist, desto intensiver müssen wir diesen auditieren. Unser Instrument, um dies zu steuern, ist das Auditprogramm. Haben wir alle Prozesse unserer Organisation auditiert können wir ein Systemaudit nachweisen.

Ein Prozessreifegrad beweist die stetige Verbesserung

Die Steigerung der Qualitätsfähigkeit ist ein besonders wichtiges Ziel jedes Unternehmens. Zur Bestimmung eines „Status Quo“ ist es sehr hilfreich, die Reife der Prozesse zu bewerten. Prozessaudits mit der Ermittlung eines dezidierten Reifegrades stellen somit ein wesentliches Instrument zur Prozessüberwachung dar. Wird ein Prozessaudit mit einer Reifegradbewertung verbunden, kann zum Beispiel ein bestimmter Reifegrad die Voraussetzung für eine Prozessfreigabe darstellen. Prozessaudits werden in großem Umfang zur Überwachung der Prozesse in der Lieferkette durchgeführt, um z.B. die Qualitätsfähigkeit der Lieferanten zu bewerten. Deshalb ist diese Auditart mittlerweile wesentlicher Bestandteil der VDA-Strategie „Qualitätsstandard der Automobilindustrie nach VDA 6.3“.

So unterstützt Sie die Know-NOW GmbH bei der Durchführung von Prozessaudits

Mit einer großen Anzahl fertig vorbereiteter prozessspezifischer Checklisten bietet Ihnen Know-NOW nützliche Arbeitshilfen zur Durchführung von Prozessaudits. Das Angebot erstreckt sich über einzelne Checklisten für bestimmte Unternehmensprozesse sowie ein umfangreiches Prozessaudit Vorteilspaket.

Häufige Fragen zu Prozessaudits

Was ist ein Prozessaudit und welches Ziel hat es?
Ein Prozessaudit ist ein systematisches Audit der Prozessabläufe einer Organisation mit dem Ziel, die Beherrschung und Wirksamkeit von Prozessen zu beurteilen. Dabei werden Fehlermöglichkeiten, Risiken und Abweichungen erkannt, um Prozesse gezielt zu verbessern und Ergebnisse reproduzierbar sicherzustellen. Prozessaudits sind besonders wirksam, weil sie nicht nur Ergebnisse betrachten, sondern die Ursachen in den Abläufen, Schnittstellen und Rahmenbedingungen aufdecken.
Welche Voraussetzung muss erfüllt sein, damit ein Prozessaudit sinnvoll durchgeführt werden kann?
Ein Prozessaudit erfordert einen definierten, eingeführten Soll-Prozess. Nur wenn die geplante Vorgehensweise (Soll) klar beschrieben und idealerweise visuell dargestellt ist, kann der Auditor den Ist-Ablauf fundiert damit vergleichen. Ohne transparente Prozesse entstehen „Black-Box“-Abläufe, bei denen zwischen Input und Output „etwas passiert“, das nicht nachvollziehbar ist – und was nicht nachvollziehbar ist, lässt sich nicht gezielt verbessern.
Wie läuft ein Prozessaudit typischerweise ab?
Im Audit wird der Ist-Ablauf erhoben (z. B. durch Interviews, Dokumentensichtung und Prozessbeobachtung) und mit den festgelegten Abläufen verglichen. Der Auditor bewertet dabei, ob der Prozess beherrscht wird und die geplanten Ergebnisse zuverlässig erreicht werden. Festgestellte Abweichungen, Fehlerrisiken oder Verbesserungspotenziale werden dokumentiert und kommuniziert. Die Verantwortung für Bewertung, Priorisierung und Umsetzung von Maßnahmen liegt in der Regel bei den Prozessverantwortlichen.
Welche Rolle spielt das Turtle-Prinzip bei Prozessaudits?
Das Turtle-Prinzip (Prozess-Turtle) ist ein strukturiertes Denkmuster zur Vorbereitung und Durchführung von Prozessaudits. Es stellt sicher, dass alle für das Prozessziel relevanten Kriterien betrachtet werden, z. B. Input/Output, Verantwortlichkeiten, Ressourcen, Methoden, Schnittstellen, Kennzahlen sowie Risiken und Störgrößen. Dadurch erhält das Audit eine klare Struktur und unterstützt die Entwicklung robuster, störgrößenfester Prozesse.
Welche Prozesse sollten wie intensiv auditiert werden?
ISO 9001 fordert, bei der Auditplanung die Bedeutung der Prozesse zu berücksichtigen. In der Praxis werden Prozesse häufig in Management- bzw. Führungsprozesse, Kernprozesse und Unterstützungsprozesse eingeteilt. Je relevanter ein Prozess für Kundenzufriedenheit und Unternehmenserfolg ist, desto intensiver sollte er im Auditprogramm berücksichtigt werden. Werden alle relevanten Prozesse auditiert, kann die Organisation daraus auch Nachweise für das Systemaudit ableiten; ergänzend können Reifegradbewertungen (z. B. im Umfeld VDA 6.3) die stetige Verbesserung und Prozessfähigkeit messbar machen.