Prozessaudits sind ein höchst wirksames Werkzeug, um die Prozessabläufe einer Organisation zu verbessern sowie Fehlermöglichkeiten zu erkennen und zu vermeiden.
Das Prozessaudit erfordert einen definierten und eingeführten Soll-Prozess
Es gibt immer noch Organisationen, deren Prozesse den Charakter einer „black box“ besitzen. Zwischen dem „Input“ in den Prozess und dem „Output“ mit den Prozessergebnissen „passiert“ etwas, dass in weiten Teilen vom Zufall abhängig ist. Ein unklarer und nicht nachvollziehbarer Ablauf kann nicht verbessert werden. Eine Bedingung zur Durchführung von Prozessaudits lautet „Licht in das Dunkel bringen“ und den Ist-Ablauf am besten visuell darstellen. Ist dies der Fall, hinterfragen die Auditoren die Unternehmensprozesse und vergleichen die Ist-Situation mit den aktuell festgelegten Abläufen, um festzustellen, ob das Unternehmen diese beherrscht und damit die geplanten Ergebnisse reproduzierbar realisieren kann. Erkannte Fehlerrisiken oder auch Verbesserungspotenziale der Soll-Prozesse werden dokumentiert und kommuniziert. Die Verantwortlichkeit diese zu überprüfen und Maßnahmen zu ergreifen obliegt jedoch den Prozessverantwortlichen.
Prozesse besitzen Merkmale, die einem Audit Struktur geben
Unabhängig vom betrachteten Prozess gilt, dass dieser seine Kernaufgabe nur dann erfüllen kann, wenn bestimmte Bedingungen gegeben sind. Auf dieser Erkenntnis beruht das sogenannte „Turtle-Prinzip“, welches die Vorbereitung von Prozessaudits erleichtert und der Durchführung eine Struktur gibt.
Die nachfolgende Grafik zeigt beispielhaft die Ermittlung und Dokumentation der Prozessparameter mittels Prozess-Turtle für einen Beschaffungsprozess:
Dieses Denkmuster stellt sicher, dass alle für die Erreichung des Prozessziels relevanten Kriterien ermittelt, berücksichtigt und eingehalten werden. Das Prozessaudit leistet einen wichtigen Beitrag, fähige und beherrschte Prozesse zu gestalten, die robust gegenüber Störgrößen sind.
Prozess ist nicht gleich Prozess. DIN EN ISO 9001 fordert uns auf Schwerpunkt zu setzen
Der Erfolg eines Unternehmens hängt letztendlich immer davon ab, ob der Kunde zufrieden ist. Dies ist nur dann der Fall, wenn die Beschaffenheiten und Eigenschaften von Produkten oder Dienstleistungen, Mengen oder Termine den Anforderungen entsprechen. An der Erfüllung dieser Umstände sind unterschiedliche Prozesse in unterschiedlichem Ausmaß beteiligt. DIN EN ISO 9001 fordert uns infolgedessen auf, bei Planung der der Auditierung der Prozesse deren Bedeutung zu berücksichtigen. Eine sinnvolle Möglichkeit ist somit die Differenzierung der Prozesse in unterschiedliche Prozesskategorien:
- Managementprozess bzw. Führungsprozess
- Kernprozess
- Unterstützungsprozess
Je bedeutsamer ein Prozess für den Unternehmenserfolgt ist, desto intensiver müssen wir diesen auditieren. Unser Instrument, um dies zu steuern, ist das Auditprogramm. Haben wir alle Prozesse unserer Organisation auditiert können wir ein Systemaudit nachweisen.
Ein Prozessreifegrad beweist die stetige Verbesserung
Die Steigerung der Qualitätsfähigkeit ist ein besonders wichtiges Ziel jedes Unternehmens. Zur Bestimmung eines „Status Quo“ ist es sehr hilfreich, die Reife der Prozesse zu bewerten. Prozessaudits mit der Ermittlung eines dezidierten Reifegrades stellen somit ein wesentliches Instrument zur Prozessüberwachung dar. Wird ein Prozessaudit mit einer Reifegradbewertung verbunden, kann zum Beispiel ein bestimmter Reifegrad die Voraussetzung für eine Prozessfreigabe darstellen. Prozessaudits werden in großem Umfang zur Überwachung der Prozesse in der Lieferkette durchgeführt, um z.B. die Qualitätsfähigkeit der Lieferanten zu bewerten. Deshalb ist diese Auditart mittlerweile wesentlicher Bestandteil der VDA-Strategie „Qualitätsstandard der Automobilindustrie nach VDA 6.3“.
Checklisten erleichtern die Durchführung von Prozessaudits
Mit einer großen Anzahl fertig vorbereiteter prozessspezifischer Checklisten bietet Ihnen Know-NOW nützliche Arbeitshilfen zur Durchführung von Prozessaudits. Das Angebot erstreckt sich über einzelne Checklisten für bestimmte Unternehmensprozesse sowie ein umfangreiches Prozessaudit Vorteilspaket.