Prozesslandkarte

von ReinoKa

Das Werkzeug Prozesslandkarte verschafft dem Betrachter einen schnellen Überblick über die Ablauforganisation eines Unternehmens.

Die Prozesslandkarte bildet die Funktionsweise einer Organisation ab

Diese besondere Form einer Landkarte verschafft eine detaillierte Orientierung, da mit einem Blick die wesentlichen Unternehmensaktivitäten auf oberster Ebene erfassbar sind. Dies gelingt, da die Geschäftsprozesse eines Unternehmens und ihre Wechselwirkungen grafisch dargestellt werden. Sie wird typischerweise in ein Qualitätsmanagementhandbuch bzw. Unternehmenshandbuch integriert. Werden bestimmte Gestaltungsprinzipien eingehalten, sorgt dies für Überschaubarkeit sowie Transparenz und Optimierungspotenzial wird deutlich. Richtet sich ein Unternehmen durchgängig prozessorientiert aus, gewinnt die Prozesslandkarte zunehmend an Bedeutung und löst das klassische Organigramm ab, welches die Aufbauorganisation abbildet.

Die grundsätzlichen Gestaltungsprinzipien haben bereits Tradition

Der Begriff der Gestaltungsprinzipien soll nicht für eine inhaltliche Vereinheitlichung von Prozesslandkarten stehen. Jedes Unternehmen soll seine individuelle Prozesslandkarte entsprechend der strategischen Ausrichtung und dem Kontext entwickeln. Diese Prinzipien beziehen sich vielmehr auf Standards der Architektur zur Prozessdarstellung in einer Landkarte. Erst durch die richtige Darstellung aus der Vogelperspektive kann der Überblick über die wesentlichen Zusammenhänge gelingen. Die Grundlage der heutigen Vorgehensweise hat der amerikanische Managementprofessor Michael Porter bereits in den 80er Jahren gelegt. Er schaffte das Denkmuster der Wertkette und nahm eine Gliederung in Primärtätigkeiten mit wertschöpfendem Beitrag und Unterstützungstätigkeiten ohne direkte Wertschöpfung vor.

Prozesslandkarte
© Know-NOW GmbH

Mit dieser Gruppierungsregel gelingt die Einsortierung eines Prozesses

Zur optimalen Kartographierung der Geschäftsprozesse einer Prozesslandkarte wurden die Gestaltungsprinzipien im Lauf der Zeit weiter verfeinert. So wird mittlerweile die Unterteilung der Prozesse in Managementprozesse, Kernprozesse und Unterstützungsprozesse empfohlen. Die Zuordnung zu der jeweiligen Prozesskategorie gelingt am besten mit der folgenden Gruppierungsregel:

  • Managementprozess bzw. Führungsprozess
    Er besitzt einen wertschaffenden Charakter, denn er gibt die strategische Ausrichtung einer Organisation vor und sorgt für deren Erfolg in der Zukunft. Alle Planungsaktivitäten, Steuerungstätigkeiten und das Controlling sind somit den Managementprozessen zuzuordnen.
  • Kernprozess
    In den Kernprozessen wird das Geld verdient. Deren Charakter ist also immer wertschöpfend. Kernprozesse umfassen Tätigkeiten der Produktion oder die Dienstleistungserbringung und entscheiden über die Wettbewerbsfähigkeit einer Organisation. Deren Ergebnisse werden in der Regel von den Kunden wahrgenommen und erzielen den Kundennutzen.
  • Unterstützungsprozess
    Diese Prozesskategorie stellt sicher, dass die Kernprozesse möglichst stabil ablaufen und sind wertsichernd aktiv. Obwohl diese nicht unmittelbar an der Wertschöpfung beteiligt sind, stellen sie den Erfolg der Kernprozesse sicher. Diese flankierenden Tätigkeiten der Logistik, Verwaltung oder Qualitätssicherung stehen häufig zu den Kernprozessen in einem internen Lieferantenverhältnis.

Neben dieser Differenzierung gibt es allerdings auch Prozesslandkarten mit alternativen Benennungen und einer andersartigen Aufteilung.

Kernprozesse sind in der Regel Teil einer Wertschöpfungskette

Führungsprozesse oder Unterstützungsprozesse finden nicht selten innerhalb von Abteilungsgrenzen statt. Die Abteilung Werkstatt führt zum Beispiel den Prozess der Instandhaltung der Maschinen und Anlagen durch. Kernprozesse überschreiten jedoch in der Regel Abteilungsgrenzen und bestehen aus Teilprozessen, die alle an der Leistungserbringung beteiligt sind. So ist zum Beispiel ohne den Prozess der Auftragsakquisition die spätere Planung der Produktion und die eigentliche Herstellung des Produktes in unserem Gedankenbeispiel nicht möglich. Alle Teilprozesse in der Kernprozesskette, die dafür sorgen, dass am Ende ein Produkt oder eine Dienstleistung herauskommt, um ein Kundenbedürfnis zu befriedigen, gehören zum Kernprozess. Es gibt jedoch auch die Möglichkeit, dass eine Abteilung mehrere Prozesse ausführt: Der Einkauf kann zum Beispiel mit der projektbezogenen Beschaffung im Kernprozess aktiv sein und im Rahmen der Beschaffung von Betriebsstoffen einen Unterstützungsprozess für die internen Kunden bieten.

So unterstützt Sie die Know-NOW GmbH bei der Erstellung Ihrer Prozesslandkarte

Know-NOW bietet Ihnen eine kostenfreie Arbeitshilfe mit Vorlagen für Prozesslandkarten typischer Konstellationen produzierender Unternehmen und Dienstleistungsunternehmen.

Häufige Fragen zur Prozesslandkarte

Was ist eine Prozesslandkarte und wozu wird sie verwendet?
Eine Prozesslandkarte ist eine grafische Übersicht über die wesentlichen Prozesse eines Unternehmens auf oberster Ebene. Sie zeigt die Ablauforganisation, die wichtigsten Unternehmensaktivitäten und deren Wechselwirkungen „aus der Vogelperspektive“. Ziel ist es, Transparenz zu schaffen, Zusammenhänge schnell verständlich zu machen und Ansatzpunkte für Optimierung und Prozesssteuerung sichtbar zu machen.
Wie unterscheidet sich eine Prozesslandkarte vom Organigramm?
Ein Organigramm bildet die Aufbauorganisation ab, also Abteilungen, Hierarchien und Zuständigkeiten. Eine Prozesslandkarte bildet hingegen die Ablauforganisation ab, also wie die Leistungserbringung durch Prozesse tatsächlich funktioniert und wie Prozesse miteinander verknüpft sind. In prozessorientiert ausgerichteten Organisationen gewinnt die Prozesslandkarte deshalb oft an Bedeutung und kann das klassische Organigramm als zentrales Orientierungsinstrument ergänzen oder teilweise ablösen.
Welche Prozesskategorien werden in einer Prozesslandkarte typischerweise dargestellt?
Häufig werden Prozesse in Management- bzw. Führungsprozesse, Kernprozesse und Unterstützungsprozesse gegliedert. Managementprozesse legen die strategische Ausrichtung fest und steuern die Organisation. Kernprozesse sind wertschöpfend und führen direkt zu Produkten oder Dienstleistungen, die der Kunde wahrnimmt. Unterstützungsprozesse sichern den stabilen Ablauf der Kernprozesse, z. B. durch Logistik, Verwaltung, Instandhaltung oder Qualitätssicherung, ohne selbst unmittelbar wertschöpfend zu sein.
Welche Gestaltungsprinzipien helfen, eine Prozesslandkarte übersichtlich und wirksam zu erstellen?
Wichtige Gestaltungsprinzipien betreffen weniger eine inhaltliche Standardisierung, sondern die Architektur der Darstellung: klare Prozesskategorien, verständliche Bezeichnungen, logische Anordnung entlang der Wertschöpfung, sichtbare Schnittstellen und Wechselwirkungen sowie eine Darstellung, die den Überblick auf oberster Ebene ermöglicht. Die Idee, Prozesse entlang einer Wertkette zu betrachten, geht auf Michael Porter zurück und unterstützt dabei, wertschöpfende Kernprozesse von unterstützenden Tätigkeiten abzugrenzen.
Warum sind Kernprozesse häufig Teil einer Wertschöpfungskette?
Kernprozesse überschreiten in der Regel Abteilungsgrenzen und bestehen aus mehreren Teilprozessen, die gemeinsam zur Leistungserbringung beitragen. Beispielhaft baut eine Wertschöpfungskette von der Auftragsakquisition über Planung bis zur Produktion bzw. Dienstleistungserbringung aufeinander auf. Führungs- und Unterstützungsprozesse sind dagegen häufiger innerhalb einzelner Abteilungen organisiert, können aber als interne „Lieferanten“ die Kernprozesse absichern und stabilisieren.