Eine Qualitätssicherungsvereinbarung (QSV) ist eine vertragliche Zusatzvereinbarung zwischen Kunde (Abnehmer) und Lieferant, die Qualitätsanforderungen verbindlich konkretisiert. Sie ergänzt typischerweise den Rahmenvertrag, die AGB, Spezifikationen, Zeichnungen und/oder Lasten-/Pflichtenhefte. Zweck einer QSV ist es, Missverständnisse zu vermeiden, Risiken in der Lieferkette zu reduzieren und klare Regeln dafür zu schaffen, wie Qualität geplant, nachgewiesen, überwacht und bei Abweichungen gesteuert wird. Damit wird die QSV zu einem zentralen Baustein im Lieferantenmanagement, insbesondere wenn Bauteile, Dienstleistungen oder Prozesse qualitätskritisch sind.
Anwendungsfälle: Unter diesen Umständen ist eine QSV sinnvoll oder üblich
Eine QSV ist besonders sinnvoll, wenn Qualitätsrisiken oder regulatorische Erwartungen hoch sind oder wenn die Lieferkette komplexer wird. Typische Anwendungsfälle sind:
- Neulieferanten oder neue Produkte/Prozesse (Anlauf-/Serienfreigabe, Ramp-up)
- Sicherheits-, funktions- oder compliance-kritische Produkte (z. B. Automotive, Medizintechnik, Luftfahrt, kritische Infrastruktur-Zulieferungen)
- Spezielle Prozessanforderungen (z. B. Wärmebehandlung, Schweißen, Beschichtungen, Software/Embedded)
- Häufige Reklamationen/Abweichungen oder volatile Prozesse
- Outsourcing von Prüf- oder Fertigungsschritten, Unterlieferantenketten
In der Praxis ist die QSV ein Instrument, um Erwartungen nicht nur technisch (Spezifikation), sondern auch organisatorisch und prozessual zu regeln: Wer prüft was, wann, wie wird dokumentiert, wie wird eskaliert, und wie werden Änderungen gesteuert?
Eine Qualitätssicherungsvereinbarung betrifft B2B-Geschäfte
Während sich B2C-Geschäfte an Endverbraucher richten und weitgehend im Bürgerlichen Gesetzbuch (BGB) geregelt sind, unterliegen Geschäfte zwischen Unternehmen zusätzlich dem Handelsgesetzbuch (HGB). Unterschiede finden sich konkret zum Beispiel bei den Rügefristen für mangelhafte Lieferungen. So müssen offene Mängel unverzüglich im Beisein des Lieferanten gerügt werden, sonst erlischt das Recht auf Nachbesserung. Andere Regelungen, wie zum Beispiel der Umfang der Gewährleistung sind im Bereich B2B dispositives Recht und können daher durch Vereinbarungen zwischen Verkäufer und Käufer eingeschränkt oder auch ganz ausgeschlossen werden.
Zur Vermeidung von Unsicherheiten verwenden viele Unternehmen Regelungen zu diesen Aspekten in ihren Allgemeinen Geschäftsbedingungen. Daneben sind auch die Spezifikationen mit den Qualitätsmerkmalen für Produkte oder Dienstleistungen in den Kauf-, Werk- oder Werklieferverträgen festzulegen. Verfahrensvorgaben finden sich typischerweise in den Qualitätssicherungsvereinbarungen (QSV), welche zum Beispiel Aspekte der Lieferantenüberwachung oder -entwicklung beinhalten.
Neben der Haftung aufgrund vertraglicher Vereinbarungen darf jedoch die außervertragliche Haftung, wie zum Beispiel im Produkthaftungsgesetz (ProdHaftG) festgelegt, nicht vergessen werden.
Typische Inhalte einer QSV
Eine gute QSV ist strukturiert und eindeutig. Häufig enthaltene Regelungsblöcke sind:
- Geltungsbereich & Begriffe: Produkte/Teile, Standorte, Prozesse, Unterlieferanten; Definitionen (Fehlerklassen, kritische Merkmale etc.)
- Qualitätsanforderungen & Nachweise: Spezifikationen, Normen, Prüfmerkmale, Prüfpläne, Messmittel, Prüfmittelüberwachung, Erstbemusterung/Erstmuster, Fähigkeitsnachweise (z. B. Prozess-/Maschinenfähigkeit)
- Dokumentation & Rückverfolgbarkeit: Aufbewahrungsfristen, Prüfprotokolle, Chargen-/Loskennzeichnung, Rückverfolgbarkeitslevel, Serien-/Chargenfreigaben
- Änderungsmanagement: Meldepflichten, Freigabeprozesse bei Prozess-, Material-, Werkzeug-, Standort- oder Unterlieferantenwechsel; Umgang mit Abkündigungen
- Abweichungen & Reklamationen: Sperrung, Sortieraktionen, 8D-Berichte, Fristen, Ursachenanalyse, Wirksamkeitsprüfung, Kostenzuordnung (z. B. Prüf-/Sortier-/Rückrufkosten)
- Audits & Bewertungen: Kunden-/Prozessaudits, Lieferantenaudits, Kennzahlen (PPM, Reklamationsquote, Termintreue), Review-Zyklen
- Logistik- und Verpackungsanforderungen (optional): Kennzeichnung, Transport-/Lagerbedingungen, Sauberkeit, ESD, Feuchtigkeitsschutz
Der Kern ist: Die QSV beschreibt die Spielregeln des Qualitätsmanagements zwischen den Parteien – nicht nur das „Was“ (Anforderungen), sondern vor allem das „Wie“ (Prozesse und Verantwortlichkeiten).
Rollen, Verantwortlichkeiten und Schnittstellen zwischen Einkauf und QM
In vielen Unternehmen scheitern QSVs weniger am Inhalt als an unklaren Zuständigkeiten. Bewährt hat sich:
- Einkauf verantwortet die kommerzielle Einbindung (Vertragswerk, Durchsetzbarkeit, Eskalation, Lieferantenbeziehung, Kostenregelungen).
- QM/Qualitätswesen verantwortet die fachliche Ausgestaltung (Prüf- und Nachweisanforderungen, Abweichungsprozesse, Auditprogramm, Freigaben).
- Produktion/Entwicklung/Logistik liefern Input zu kritischen Merkmalen, Prozessrisiken, Verpackung/Transport und Änderungsbedarf.
Wichtig ist eine klare Schnittstelle: Wer gibt die QSV frei, wer verhandelt welche Passagen, und wie wird sichergestellt, dass Anforderungen operativ umgesetzt werden (z. B. Prüfplanung, Wareneingang, Lieferantenentwicklung)?
Eine QSV ist dann wirksam, wenn sie nicht nur unterschrieben, sondern im Alltag in Prozesse, Prüfpläne, Wareneingangsstrategie und Reklamationsworkflow integriert ist.
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