Steht ein Rückruf an, muss klar sein welche Aufgaben abgearbeitet werden müssen. Dieser Leitfaden der Europäischen Union (EU) richtet sich insbesondere an Führungskräfte in Unternehmen, die für die Organisation von Rückrufen verantwortlich sind. Der Leitfaden gibt Hinweise für den Fall, dass sich bereits auf den Markt gebrachte Produkte als unsicher erweisen.
Dieser Leitfaden deckt den Rückruf von Produkten aus dem Nichtlebensmittelbereich ab
Je unkoordinierter ein Rückruf abläuft, desto höher ist das damit verbundene Risiko und die damit verbundenen Kosten. Wer sich erst im Ernstfall Gedanken über Aufgaben und Verantwortlichkeiten macht, verliert wertvolle Zeit. Dieser unverbindliche Leitfaden gibt wichtige Hinweise für die Durchführung von Korrekturmaßnahmen zur Produktsicherheit. Der Leitfaden wirde von allen Marktüberwachungsbehörden der Mitgliedstaaten sowie Verbraucher- und Handelsorganisationen innerhalb der EU unterstützt.
Einrichtung eines Rückruf-Teams
Die präventive Einrichtung eines Rückruf-Teams im Unternehmen sorgt dafür, dass Aufgaben im Fall des Produktrückrufs koordiniert abgearbeitet werden. Da die Perspektiven sehr vielfältig sind, sollte aus verschiedenen betrieblichen Funktionsbereichen ein Expertenkreis zusammengestellt werden:
- Entwicklung
- Fertigung
- Logistik
- Qualitätsmanagement und -sicherung
- Einkauf
- Vertrieb und Marketing
- Rechtsabteilung
- Controlling
- EDV
Kommunikation institutionalisieren
Zur Sicherstellung der Informationsverteilung sollte ein (E-Mail-)Verteiler festgelegt werden, um für einen Rückruf die Kommunikationswege und Kontaktdaten aller Beteiligten nicht erst ermitteln zu müssen. Typischerweise gehören die folgenden Institutionen in diesen Verteiler:
- Zuständige Marktüberwachung
- Bundesanstalt für Arbeitsschutz und Arbeitsmedizin (BAuA)
- Vertriebspartner
- gewerbliche Kunden (Händler)
- Lieferanten
- Berufsverbände
Den Rückruf präventiv planen
Der Rückrufplan legt die Strategie für den Krisenfall fest. Er enthält die internen und externen Schritte, die im Falle des Rückrufs erfolgen müssen. Wesentlicher Gegenstand dieser Schritte ist die Erläuterung der einzelnen Aufgaben und im Zuge der Bearbeitung auszuführenden Maßnahmen. Die folgenden Umfänge sollten in einem Rückrufplan geregelt werden:
- Ermittlung der vom Rückruf betroffenen Produkte, Produktgruppen bzw. Chargen
- Sicherstellung des sofortigen Vertriebsstopps
- Information der Ansprechpartner betroffener Organisationen
- Information der relevanten Behörden
- Koordinierte Information der Öffentlichkeit
Auf den Seiten der Europäische Kommission finden Sie einen Leitfaden zum Download, der diese Punkte detailliert erläutert und Vorlagen zur Umsetzung enthält.
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