QM Fachtalk – Update ISO 9001:2015

Der QM Fachtalk zeigt, das Leben eines Qualitätsbeauftragten in einem Unternehmen ist wirklich nicht einfach. Und nun kommt auch noch die Umstellung auf die Revision 2015 der DIN EN ISO 9001 hinzu. Ganz in dem Sinne „geteiltes Leid ist halbes Leid“ stellen die beiden QMB-Darsteller Christian Ziebe und Reinhold Kaim den Stress, den zwei Qualitätsbeauftragte eines mittelständischen Transportunternehmens durch die Umstellung auf ISO 9001:2015 durchleben, in einer Reihe von Videos dar.

Neben dem Tagesgeschäft treffen sich die beiden QM-Experten regelmäßig zu Jour Fix-Terminen, um „Licht in die Sache zu bringen“ und die Hintergründe der Umstellung zu diskutieren sowie die Umstellungsaktivitäten zu planen und zu koordinieren.

Der Trailer startet die Videoreihe QM Fachtalk

Die beiden Qualitätsbeauftragten tauschen in dem Gespräch das vorhandene Wissen und auch Hörensagen über die Aspekte der neuen Norm aus. Sie arbeiten heraus, welche Anforderungen mit der neuen Revision 2015 hinzugekommen sind. Z. B.: Risiken und Chancen, Umfeldanalyse (Kontext) und interessierte Parteien.

• Sie vergleichen, welche Forderungen in der Revision 2008 bereits vorhanden waren und in der Ausgabe 2015 modifiziert bzw. erweitert wurden. Z. B.: Prozessorientierter Ansatz, Anspruch an die Führung.
• Sie Identifizieren, welche Aspekte nicht mehr gefordert werden, d.h. was in der ISO 9001:2015 wegfällt. Z. B.: Keine Forderung nach einem QM-Handbuch oder den „Pflichtverfahren“.
• Implementierung einer Vorgehensweise, wie ein QMB die Unterschiede erkennen kann. Z. B.: Beschaffung einer Arbeitshilfe, welche die Unterschiede, d.h. den Normen-GAP in einer Gegenüberstellung dargestellt.

Viele Qualitätsbeauftragte treibt natürlich die Frage um, was es für sie bedeutet, dass der Beauftragte der Leitung in der neuen Norm nicht mehr vorgesehen ist. Diesen Aspekt hinterfragen die beiden QM-Experten anhand der nachfolgenden Punkte.

• Die bisher in der ISO 9001:2008 aufgelisteten Aufgaben, die dem Beauftragte der Leitung zugeordnet waren, sind auch in der Revision 2015 noch vorhanden.
• Der QMB ist also noch erforderlich, die Rolle des QMB muss sich jedoch ändern.

Mit der neuen Denkweise der ISO 9001:2015 ist auch ein anderes Rollenbild des Beauftragte der Leitung verknüpft. Die beiden Qualitätsbeauftragten versuchen hier Klarheit zu schaffen und die veränderten Anforderungen zu identifizieren.

• Vom „Verwalter“ des QM-Systems zum „Coach“. Der QMB muss es anders machen als bisher.
• QMB muss zum Wissensvermittler und Begleiter werden.
• Unterstützung der obersten Leitung und der Fachbereiche mit dem nötigen Handwerkszeug und Integration von Steuerungsprozessen.
• Schulung der internen Auditoren und der Prozessverantwortlichen zur neuen ISO 9001:2015.

Dieser Trailer ist ungekürzt und bildet die erste Ausgabe einer Reihe von Videos zu dem Themenbereich „Umstellung des Qualitätsmanagementsystems auf die ISO 9001:2015“.

Die vollständige und ungekürzte Reihe des QM Fachtalk finden Sie hier: Videotraining QM-Fachtalk

Zweiter Teil: Planung der Umstellung auf ISO 9001:2015

Im zweiten Teil des QM Fachtalk treffen sich die beiden Qualitätsbeauftragten Christian Ziebe und Reinhold Kaim wieder zum Jour Fix-Termin. Gegenstand dieses zweiten Arbeitstermins ist die Ausarbeitung einer Planung, welche die Aktivitäten zur Umstellung auf ISO 9001:2015 beinhaltet. Der Re-Zertifizierungstermin ist am Horizont bereits sichtbar und es gilt eine Vielzahl von Fragen zu klären: Welche Themen sind im Projektplan zu berücksichtigen? Wieviel Zeit wird für die Umsetzung der einzelnen Schritte benötigt? Wer muss mit eingebunden werden? Wie schaffen wir es, dass sich die Kollegen der Fachbereiche beteiligen?

ISO 9001:2015 fordert explizit ein planvolles Vorgehen. Wird die Umstellung auf die neue Norm ohne nachvollziehbare Planung angegangen, könnte dies durch die Zertifizierungsstelle bereits als Nichtkonformität gewertet werden. ISO 9001:2015 fordert im Abschnitt 6.3 explizit eine Planung von Änderungen am Qualitätsmanagementsystem. Ein wichtiger Aspekt ist die Identifikation der mit dem Update verbundenen Risiken und Chancen.

Um einen Überblick zu gewinnen, was zur Umstellung konkret geplant werden sollte einigen sich die beiden Qualitätsbeauftragten aufzulisten, welche Aktivitäten zur Umstellung des Qualitätsmanagementsystems auf ISO 9001:2015 sinnvoll und notwendig sind:

1. Normanalyse durchführen, um alle Unterschiede zu erkennen.
2. GAP-Analyse durchführen und Maßnahmenliste als Roadmap ableiten.
3. Bewusstseinsbildung durch Kommunikation der neuen Normanforderungen an die Führung, Mitarbeiter und internen Auditoren.
4. Aktualisieren des existierenden Qualitätsmanagementsystems .(Prozessmanagement, QM-Dokumentation).
5. Verifizieren der Wirksamkeit von Änderungen über alle Prozesse mittels internem Systemaudit.
6. Durchführung der Managementbewertung.
7. Durchführung der Re- Zertifizierung.

Das Re-Zertifizierungsaudit stellt für die Planung der Umstellung eine Deadline dar. Daran richtet sich der zeitliche Ablauf aus. Deshalb stellen die Qualitätsbeauftragten den Re-Zertifizierungstermin an das Ende der Planung und ordnen im Rahmen einer Rückwärtsbetrachtung alle zu erledigenden Aufgaben in der logischen Reihenfolge an. So ergibt sich eine ToDo-Liste, die mit Terminen, Verantwortlichkeiten und Erledigungsvermerken versehen ist.

Die Maßnahmen der Umstellung auf ISO 9001:2015 greifen an der einen oder anderen Stelle tief in das vorhandene Qualitätsmanagementsystem ein. Beide Qualitätsbeauftragte versprechen sich von diesen Maßnahmen die folgenden positiven Veränderungen der bisherigen Unzulänglichkeiten im Qualitätsmanagement:

• Ein lebendes QM-System
• QM-System leistet echten Beitrag zur Entwicklung des Unternehmens
• Starke Prozessorientierung
• Einbindung aller Beteiligten (interessierte Parteien. Parteien, externe Anbieter)
• Deutliche Erhöhung der Kundenzufriedenheit
• Verbesserung der Wertschöpfung

Die zweite Folge des QM-Fachtalk ist hier als gekürzte Version verfügbar. Sie beschäftigt sich mit den Themen, die für die Planung der Umstellung auf ISO 9001:2015 relevant sind. Die Planung der Umstellung leitet nun über in das operative Vorgehen. In den weiteren Folgen und Jour Fix-Terminen soll nun für jeden Normabschnitt dargelegt werden, welche Aktivitäten typischerweise notwendig sind.

Dritter Teil: Roadmap Normabschnitt 4

Nachdem in der vorhergehenden Folge die Planung des Umstellungsprojekts erstellt wurde, beginnen die beiden QMB-Darsteller Christian Ziebe und Reinhold Kaim in diesem dritten Jour Fix-Termin mit der Festlegung der Maßnahmen, die zur Umstellung des QM-Systems erforderlich sind. Diese Folge erstreckt sich auf die erforderlichen Aktivitäten im Zusammenhang mit dem Abschnitt 4 der neuen Norm. Auf diesen ersten Themenbereich gehen die beiden im Rahmen dieser Besprechung ein und schauen, was konkret zu tun ist und worauf zu achten ist.

• Die Ermittlung des Kontextes ist eine neue Forderung der ISO 9001:2015.
  Da in der Firma der beiden QMBs bisher nur in unregelmäßigen Abständen Strategiegespräche ohne konkreten Bezug zu externen und internen Themen stattfinden, gilt es eine Systematik zu implementieren. Die beiden Experten entscheiden sich für die Anwendung der PESTEL-Analyse, da diese aufzeigt, welche Einflussfaktoren von besonderer Bedeutung sind und in welchem Umfang sich diese künftig verändern werden.
• Der ausschließliche Fokus auf die Kunden ist nicht mehr hinreichend
  Die Qualitätsbeauftragten grenzen ab, wer zum Kreis der interessierten Parteien des Unternehmens gehört. Wie sind diese sinnvoll klassifizierbar? Wie erkennen wir deren Erwartungen? Diese Fragen werden diskutiert. Da der Fokus der Firma bisher ausschließlich auf die Kunden und deren Anforderungen an das QM-System gerichtet ist, wird die Anwendung einer Stakeholder-Analyse vereinbart.
• Der Anwendungsbereich des QM-Systems muss überprüft werden
  Obwohl der Anwendungsbereich augenscheinlich nicht verändert wird, muss geprüft werden, ob sich dieser durch die Kenntnis des Kontextes und der interessierten Parteien und deren Anforderungen verändert. Auch die nach ISO 9001:2008 bisher festgelegten Ausschlüsse sind unter Berücksichtigung der neuen Erkenntnisse zu überprüfen. Die Frage lautet: Kann die Nichtanwendbarkeit von Normanforderungen stichhaltig begründet werden?
• Die Prozessorientierung bleibt das Credo des QM-Systems
  Abschließend diskutieren die beiden QMBs die Anforderungen der ISO 9001:2015 an die Gestaltung der Prozesse. Ein Blick in die Norm zeigt, dass die aktuelle Vorgehensweise nach dem Turtle-Prinzip bereits alle Anforderungen erfüllt. So führt die Erkenntnis, dass die vorhandene dokumentierte Information die Durchführung der Prozesse ausreichend unterstützt, zu einem zufriedenstellenden Abschluss des Gespräches.

Die dritte Folge des QM Fachtalk ist hier in einer gekürzten Version verfügbar. Grundlage sind die Ansatzpunkte, die sich aus dem NORM-GAP zwischen ISO 9001:2015 Abschnitt 4 und den korrespondierenden Abschnitten der 9001:2008 ergeben. In den weiteren Folgen und Jour Fix-Terminen werden die noch verbliebenen Normabschnitte in gleicher Weise abgearbeitet und es werden Maßnahmen festgelegt.

Vierter Teil: Roadmap Normabschnitt 5

In der vorhergehenden Folge des QM Fachtalk haben sich die beiden QMB-Darsteller Christian Ziebe und Reinhold Kaim mit den Konsequenzen des Normabschnitts 4 der ISO 9001:2015 für das Unternehmen beschäftigt. In diesem vierten Jour Fix-Termin geht es nun um die Festlegung der Maßnahmen, die aufgrund der veränderten oder zusätzlichen Anforderungen der neuen Norm an die oberste Leitung erforderlich sind und die sich daraus ergebenden Aktivitäten. Auf diesen wichtigen Themenbereich gehen die beiden im Rahmen dieser Besprechung ein und schauen vor allem, wie dies der obersten Leitung näher gebracht werden kann.

• Die ISO 9001:2015 verlangt noch ausgeprägter die Führungsrolle der obersten Leitung
  Die Anforderungen an die Verantwortung der obersten Leitung, z.B. an die Geschäftsleitung, Vorstand oder eine Leitungsebene sind in der neuen Norm deutlich detaillierter und auch umfassender fixiert. Die oberste Leitung muss die Rechenschaftspflicht für die Wirksamkeit des Qualitätsmanagementsystems übernehmen. In diesem Zusammenhang ist sie für die Integration der Anforderungen des Qualitätsmanagements in die Geschäftsprozesse verantwortlich. Die Führungsrolle ist in der ISO 9001:2015 viel deutlicher: Die oberste Leitung muss Orientierung geben, Veränderung einleiten, Mitarbeiter ausrichten, Führungskräfte unterstützen, inspirieren, und vieles mehr.
• Die Kundenzufriedenheit steht noch stärker im Fokus
  Neben den Kundenanforderungen müssen auch die gesetzlichen und behördlichen Anforderungen bestimmt, verstanden und erfüllt werden. Explizit sind nun die Risiken und Chancen, die die Konformität von Produkten und Dienstleistungen bzw. die Fähigkeit zur Verbesserung der Kundenzufriedenheit beeinflussen können, einzubeziehen. Die oberste Leitung muss dafür sorgen, dass der Fokus auf die Verbesserung der Kundenzufriedenheit aufrechterhalten wird.
• Die Qualitätspolitik soll aus ihrem Schattendasein hervortreten
  Es genügt nicht mehr, dass die Qualitätspolitik festgelegt, kommuniziert und verstanden wurde, diese muss in der täglichen Praxis zwingend angewendet werden. Wie dies stattfinden kann, ist Gegenstand des Gespräches. Neben der internen Perspektive „Mitarbeiter“ sind nun mit den interessierten Parteien weitere Perspektiven in Bezug auf die Kommunikation der Qualitätspolitik hinzu gekommen. Hier diskutieren die beiden QMB’s über die relevanten interessierten Parteien und wie diesen die Qualitätspolitik verfügbar gemacht werden kann.

Die Folge vier des QM Fachtalk ist hier in einer gekürzten Version verfügbar. Diese beschäftigt sich mit den Handlungspunkten des NORM-GAP zwischen ISO 9001 Revision 2008 und Revision 2015 des Abschnitts 5, d.h. mit den Aspekten der obersten Leitung.

Fünfter Teil: Roadmap Normabschnitt 6

Nachdem sich die beiden QMB-Darsteller Christian Ziebe und Reinhold Kaim in der letzten Folge mit den Anforderungen des Normabschnitts 5 der ISO 9001:2015 für die Organisation beschäftigt haben, geht es in diesem Video um das Thema Planung. Die ISO 9001:2015 hat im Abschnitt 6 neue Sichtweisen, wie die des risikobasierten Denkens ins Spiel gebracht. In diesem Jour Fix-Termin werden Handlungsbedarfe ermittelt, die aufgrund der neuen Anforderungen des Abschnitts 6 der Revision 2015 zu berücksichtigen sind und Maßnahmen erarbeitet, wie diese in die Praxis umgesetzt werden können.

• Der Umgang mit Risiken und Chancen stellt ein neues Denkmuster der ISO 9001:2015 dar
  Die neue Betrachtungsweise von Risiken und Chancen bildet eine Grundlage für die Steigerung der Wirksamkeit des Qualitätsmanagementsystems sowie für das Erreichen verbesserter Ergebnisse und das Vermeiden von negativen Auswirkungen. Das Unternehmen muss Vorgehensweisen einführen, um Risiken und Chancen zu erkennen, zu bewerten und um relevante Risiken mit entsprechenden Maßnahmen zu beherrschen und Chancen zur Verbesserung zu ergreifen.
• Die Aktivitäten zur Erreichung der gesetzten Qualitätsziele sind zu planen
  Die Erreichung der gewünschten Ergebnisse und der Ziele muss mit einem Aktionsplan unterstützt werden, der das Folgende enthält: Welche Aktivitäten durchgeführt werden sollen, welche Ressourcen dafür erforderlich sind, wer für die Aktivitäten verantwortlich ist, wann die Aktivitäten abgeschlossen werden sollen und wie deren Ergebnisse bewertet werden. Damit ist der Unterschied zwischen messbaren Zielen und den Maßnahmen zur Zielerreichung viel deutlicher, als dies in der Revision 2008 der Fall war.
• Änderungen am Qualitätsmanagementsystem müssen professionell erfolgen
  Die bei der Planung von Änderungen am Qualitätsmanagementsystem zu berücksichtigenden Faktoren sind nun konkreter benannt. Die Verantwortlichen wissen nun, dass ihnen die denkbaren Konsequenzen klar sein müssen. Oberste Maxime ist die Stabilität des Qualitätsmanagementsystems, die nicht gefährdet werden darf. Die Bereitstellung nötiger Ressourcen und Zuordnung von Verantwortlichkeiten und Befugnissen ergänzt die Normlogik.

Die Folge Nummer fünf des QM Fachtalk ist hier in einer gekürzten Version verfügbar. Sie bezieht sich auf die Handlungspunkte des neuen Normabschnitts 6 der ISO 9001:2015 und erläutert die Planungsaspekte für das Qualitätsmanagementsystem.

Sechster Teil: Roadmap Normabschnitt 7

Wie in den vorherigen Jour Fix-Terminen geht es auch in diesem QM Fachtalk die Festlegung der Maßnahmen, die zur Umstellung des QM-Systems auf die ISO 9001:2015 erforderlich sind. Nachdem in der Folge 5 die Planungsaktivitäten für ein Qualitätsmanagementsystem angepasst wurden, werden in dieser sechsten Folge die Aktivitäten des Normabschnitts 7 betrachtet, die die Realisierung der eigentlichen Kernprozesse unterstützen. Gegenüber der Revision 2008 erfordert die Norm weitergehende unterstützende Tätigkeiten im Bereich des Umgangs mit dem Wissen des Unternehmens, dem Qualitätsbewusstsein der Beschäftigten und der qualitätsrelevanten Kommunikation.

• Die Bereitstellung von Wissen ist die Grundlage für die Kompetenz
  Um die Anforderung der Kunden und interessierten Parteien an die Bereitstellung der Produkte bzw. Dienstleistung zu erfüllen, muss das erforderliche handlungs- und entscheidungsrelevante Wissen ermittelt, beschafft und in den Prozessen bereitgestellt werden. Diese Vorgaben tragen der Situation Rechnung, dass die Ressource Wissen zunehmend zu einem entscheidenden Wettbewerbsfaktor wird. Die Lösung muss nicht zwingend „Wissensmanagementsystem“ lauten, sondern es können von den Unternehmen jeweils passende Vorkehrungen getroffen werden.
• Das Bewusstsein der Beschäftigten ist die Voraussetzung für Qualität
  Der Unterstützungsfaktor des Bewusstseins wird durch ein eigenes Kapitel und eine umfassendere und präzisere Definition aufgewertet. Qualitätsbewusstsein der Mitarbeiter bedingt das Verständnis der Qualitätspolitik und die Kenntnis der für sie relevanten Q-Ziele. Weiter müssen die Beschäftigten den eigenen Beitrag zu einem wirksamen Qualitätsmanagementsystem, die Vorteile besserer Qualität bzw. die Folgen der Nichterfüllung von Qualitätsvorgaben verstehen.
• Die qualitätsbezogene Regelkommunikation ist zu konkretisieren
  Kommunikation über das Qualitätsmanagement findet in den meisten Unternehmen in größerem Umfang statt. Die Frage, welche Regelkommunikation intern oder extern notwendig ist und deshalb durchgängig erfolgen muss, kann in vielen Fällen jedoch nicht beantwortet werden. Dies haben auch die beiden Experten erkannt.

Die Folge sechs des QM Fachtalk ist hier in einer gekürzten Version verfügbar. Sie thematisiert die neuen oder veränderten Erfordernisse der Unterstützung der Produktion bzw. Dienstleistungserbringung.

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