Mit dem Kundendienstprotokoll dokumentieren Ihre Mitarbeiter im Kundendiensteinsatz die im Rahmen von Servicearbeiten erbrachten Leistungen.
Das Kundendienstprotokoll informiert über erbrachte Leistungen
Wenn Servicearbeiten durchgeführt werden, ist es wichtig, die erbrachten Leistungen exakt zu dokumentieren. Auf diese Weise lässt sich nachweisen, dass eine Dienstleistung den vereinbarten Anforderungen gemäß erbracht wurde. Es ist sinnvoll, wenn diese Dokumentation direkt von den Kundendienstmitarbeitern vor Ort vorgenommen wird. Auf diese Weise lassen sich Aspekte wie der vorgefundene Zustand, eine Auflistung der Kosten und vieles mehr exakt und in Anwesenheit des Kunden festhalten. Das Formblatt Kundendienstprotokoll ist hierbei eine große Hilfe, weil es die standardisierte Protokollierung verschiedener Aspekte im Kundendiensteinsatz erleichtert.
Ihre Mitarbeiter müssen bei der Protokollierung der erbrachten Leistungen das Rad somit nicht immer wieder neu erfinden, sondern können auf festgelegte, regelmäßig auftretende Formulierungen und Strukturen zurückgreifen.
Inhalte des Kundendienstprotokolls
Das Kundendienstprotokoll beschäftigt sich mit unterschiedlichen Aspekten, die bei Servicearbeiten von Relevanz sind. Zunächst erfolgt eine klare Unterscheidung zwischen Montageaufträgen und Reparaturaufträgen und die Erfassung der Kundendaten. Im Falle eines Reparaturauftrags gibt es eine ausführliche und exakte Schadensbeschreibung. Ein weiterer Schritt erfasst dann die durchgeführten Arbeiten inklusive der verwendeten Ersatzteile. Abschließend findet eine Kostenauflistung statt. Die Mitarbeiter halten diese Informationen also direkt und in Anwesenheit des Kunden fest und müssen sie sich nicht merken.
Das Kundendienstprotokoll entspricht den Anforderungen der ISO 9001
Für Unternehmen ist es von großer Wichtigkeit, normgerecht zu arbeiten und die Anforderungen in Sachen Kundendienst, die der Gesetzgeber an sie stellt, zu erfüllen. Deswegen erfüllt das Kundendienstprotokoll die Anforderungen der ISO 9001 und ermöglicht eine sachgerechte und professionelle Protokollierung aller für Serviceleistungen relevanten Aspekte. Kundenbezogene Prozesse und speziell Kundendienste sind berücksichtigt und sind normgerecht. Die Nutzung des Formblattes gelingt schnell und intuitiv, da die im Lieferumfang enthaltenen Hinweise zur Nutzung den Einsatz des Tools erleichtern. Sorgen Sie für effiziente Kundendienstleistungen und eindeutige Nachweise über erbrachte Serviceleistungen. Setzen Sie das Formblatt Kundendienstprotokoll in Ihrem Betrieb ein.