Die Vorlage Reklamationsbearbeitung Vertrieb dient der professionellen Dokumentation, Bewertung und Einstufung einer Reklamation als Grundlage der korrekten Entscheidungsfindung.
Basis jeder Reklamationsbearbeitung ist die systematische Erfassung
Die traditionelle Aufgabe einer Reklamationsbearbeitung ist die eindeutige und kurzfristige Bearbeitung einer Kundenbeschwerde, um den aufgetretenen Fehler schnellstmöglich zu beseitigen und dadurch den Zustand der Zufriedenheit des Kunden wieder herzustellen. Voraussetzung hierfür ist daher die Kenntnis der relevanten Daten durch den Ansprechpartner des Kunden, so dass die richtigen Entscheidungen m Sinne des Kunden sowie des Unternehmens getroffen werden können. Mit dieser Arbeitshilfe zur Reklamationsbearbeitung erhält der Mitarbeiter, der die Reklamation aufnehmen soll, ein vorbereitetes Werkzeug an die Hand. Durch die vorgegebene Formularstruktur, mit den zu erfassenden Reklamationsdaten, wird die Grundlage für eine spätere statistische Auswertung der einzelnen Kriterien gelegt.
Bei der Reklamationsbearbeitung trennt sich die Spreu vom Weizen
Die Reaktion eines Unternehmens auf eigene Fehler ist für den Kunden ein wichtiger Indikator für dessen Professionalität und Zuverlässigkeit. Im ersten Schritt muss sichergestellt werden, dass alle erforderlichen Informationen erfasst sind und der Reklamationsvorgang sich somit schnell und zur Zufriedenheit des Kunden abwickeln lässt. Mit dieser Vorlage „Reklamationsbearbeitung Vertrieb“ können Sie dies sicherstellen, indem Sie die folgenden Reklamationsdaten erfassen:
- Daten des Reklamations- bzw. Beschwerdeführers
- Beschreibung des Reklamationsgrundes
- Technische Beurteilung der Reklamation
- Fehlereinstufung für das Qualitätsmanagement
- Erfassung , wann der Fehler nach Auslieferung aufgetreten ist
Neben der Erfassung sorgen Sie mit der Dokumentation für eine spätere Nachvollziehbarkeit.
Verfolgen Sie die getroffenen Maßnahmen
Nach der Dokumentation dieser Aspekte ermöglicht Ihnen diese Vorlage die Einstufung der Kritikalität des Fehlers sowie der rechtlich relevanten Kriterien, wie z.B. Gewährleistungsansprüche des Kunden. Zur eindeutigen Festlegung der Folgemaßnahmen sind die Entscheidungsmöglichkeiten abgegrenzt und es ist folglich die Zuordnung eines Berichtes zur Fehlerbehandlung vorgesehen.
Neben der Vorlage, die Sie direkt ausfüllen können, erhalten Sie ein Anwendungsbeispiel mit Hinweisen. Zudem finden Sie die sich unmittelbar auf den Themenkreis der Reklamationsbearbeitung erstreckenden Aspekte erläutert.
