Ein Audit ist eine systematische Untersuchung, um zu ermitteln, ob definierte Anforderungen erfüllt sind sowie um Schwachstellen aufzudecken und Möglichkeiten für Verbesserungen zu erkennen.
Das Audit überprüft die wirksame Umsetzung der Planung in die Praxis
Der Audit-Begriff leitet sich vom lateinischen „audire“ ab und bedeutet „hören“. Der wichtigste Aspekt eines Audits ist somit Fragen zu stellen und die Antworten der Befragten auszuwerten. Dies wird flankiert durch Beobachten von Aktivitäten, Erfassung von Ergebnissen und der Einsichtnahme in relevante Dokumente. Mit der Durchführung des Audits finden wir heraus, ob in einer Organisation alles so abläuft, wie es ursprünglich einmal geplant wurde und ob diese ursprünglich geplanten Abläufe nach wie vor sinnvoll, effizient und wirtschaftlich sind. Strebt eine Organisation eine Zertifizierung an, belegt die Auditierung mithin die Einhaltung von definierten Anforderungen, Normen oder Standards.
Der jeweilige Zweck entscheidet über die Art und Form eines Audits
Zur Auswahl der passenden Auditausprägung aus den vorhandenen Auditarten und Auditformen gilt es zuerst den Zweck des Audits zu betrachten.
Indem wir unterscheiden was auditiert wird, ziehen wir die erste Abgrenzung. Dies betrifft die folgenden Auditarten und Betrachtungsumfänge:
- Systemaudit (Aufbau- und Ablauforganisation)
- Prozessaudit (Input, Prozess, Output, Prozesskriterien)
- Produktaudit (Halbfertig- und Fertigerzeugnisse)
Die zweite Abgrenzung differenziert dann die Akteure, die im Rahmen der Auditdurchführung aktiv sind und die Bewertung des Auditergebnisses vornehmen. Hier zeigt die nachfolgende Auflistung folglich die typische Unterscheidung der Auditformen nach der ausführenden Stelle:
- Internes Audit (1st party)
- Externes Lieferantenaudit (2nd party)
- Externes Zertifizierungsaudit (3rd party)
Die nachfolgende Auflistung verbindet exemplarisch die genannten Auditarten mit den Auditformen über den jeweiligen Auditzweck:
- Systemaudit
Internes Audit (1st party): Bewertung der Wirksamkeit des gesamten Managementsystems.
Externes Lieferantenaudit (2nd party): Bewertung der Organisations- und Qualitätsfähigkeit des Lieferanten.
Externes Zertifizierungsaudit (3rd party): Nachweis der konformen Erfüllung der Anforderungen einer Managementsystemnorm. - Prozessaudit
Internes Audit (1st party): Bewertung der wirksamen Umsetzung der einzelnen Prozesse des Managementsystems.
Externes Lieferantenaudit : (2nd party): Bewertung der Prozessfähigkeit und Lieferfähigkeit des Lieferanten.
Externes Zertifizierungsaudit (3rd party): Nachweis einer norm-, gesetzes- oder regelwerkskonformen Prozessabwicklung. - Produktaudit
Internes Audit (1st party): Überprüfung einer geringen Anzahl an Produkten zur Bewertung des Qualitätsniveaus.
Externes Lieferantenaudit : (2nd party): Bewertung der Einhaltung der Produktspezifikation durch den Lieferanten.
Externes Zertifizierungsaudit (3rd party): Nachweis der Konformität von Produkten mit z. B. Sicherheitsanforderungen.
Als weiterer möglicher Abgrenzungs- und Kombinationsfaktor ist der Grund des Auditierens zu benennen. Audits können planmäßig und außerplanmäßig durchgeführt werden:
- Planmäßiges Auditieren:
Dies erfolgt nämlich im Rahmen eines Auditprogramms und sollte deshalb langfristig vorher angekündigt werden. - Außerplanmäßiges Auditieren:
Dies wird zum Beispiel im Problemfall oder zur Bewertung der Wirksamkeit von geänderten Abläufen kurzfristig durchgeführt. Um Irritationen zu vermeiden kündigen Auditoren in der Regel auch die außerplanmäßigen Auditbesuche an.
Auch die Auditierung folgt regelmäßig neuen Trends
Viele Organisationen setzen sehr stark auf das reine Konformitätsaudit. Deshalb hat die Akzeptanz bei den Auditierten und damit die Wirksamkeit des Audits in der Vergangenheit gelitten. Mit neuen Denkmustern soll es gelingen, neben der Auditierung der Einhaltung von Regeln, stärker auf das gemeinsame Erkennen der Verbesserungspotenziale oder der Förderung der Zielerreichung zu fokussieren. Sind Konformitätsaudits auf das Notwendigste verschlankt, gelingt es den Auditoren mithin leichter die bisherigen Rituale mit neuen Vorgehensmustern zu durchbrechen.
Die nachfolgende Auflistung enthält beispielhafte Ideen für neue Auditformate mit einer kurzen Beschreibung.
- Schnittstellen-Audit
Mitarbeitende, die im Prozess an Schnittstellen als interner Kunde und interner Lieferant zusammenarbeiten, ermitteln im Audit die Probleme an den Schnittstellen und überlegen, wie der Prozess umgestaltet werden sollte. - Blitz-Audit
In zeitlich kurzen Umfängen, jedoch regelmäßig, erfolgt ein gemeinsamer „Check“ von Alltagssituationen zur Ermittlung von spezifischen operativen Schwierigkeiten. Warum dauern z. B. Entscheidungen so lange? Die ermittelten Ursachen werden daraufhin beseitigt. - Performance-Audit
Ein Prozessteam bewertet anhand von Benchmarks die Qualität der erzielten Ergebnisse. Mit den nun vorhandenen Erkenntnissen können die Zielsetzungen neu kalibriert werden. Zu ambitionierte Ziele werden reduziert, zu niedrige Zielsetzungen werden erhöht. - Chancen- u. risikobasiertes Audit
Anhand der in einem Prozess-Turtle dargestellten Prozesskriterien bewerten die Auditteilnehmer welche Aspekte stabil laufen (wird grün markiert) und was immer wieder Ärger produziert (wird rot markiert). Danach werden die Risiken der rot markierten Themen und die Chancen der grünen Themen behandelt. - Stellvertreter-Audit
Um zu vermeiden, dass im Audit immer dieselben Interviewpartner befragt werden, wird konsequent die „2. Reihe“ in der Organisation befragt. Durch das Einbeziehen von anderen Mitarbeitern mit neuen Perspektiven ergeben sich wichtige neue Erkenntnisse. - Barrieren-Audit
Da Managementsysteme im Tagesgeschäft durch zu viele Dokumente teilweise zu starr sind, müssen Mitarbeiter begrenzt Regeln überschreiten, um weiterhin effizient zu arbeiten. Im Audit werden speziell die Probleme durch mangelnde Agilität des Systems verdeutlicht und behoben. - Top/ Flop-Audit
Neben den bisherigen „Audit-Zufallsstichproben“ betrachten die Auditoren gezielt exzellente Beispiele (TOP) sowie Beispiele mit schlechten Ergebnissen (FLOP). Diese Beispiele werden im Detail analysiert und es werden Lehren daraus gezogen.
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