Die Einwilligungserklärung für Beschäftigte bietet den Rahmen einer Vereinbarung, die mit dem Personal zu treffen ist. Damit stellen Sie sicher, dass die Verarbeitung der Daten auf rechtskonformen Beinen steht.
Der Datenschutz erfordert die Einwilligungserklärung für Beschäftigte
Viele Unternehmen sind noch immer der Ansicht, dass sie von den Vorgaben der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) nicht betroffen sind. Zum Beispiel, da sie keine personenbezogenen Daten der Kunden speichern. Falls dies wirklich der Fall ist, müsste jedoch ein zweiter Faktor Berücksichtigung finden. Immer wenn Beschäftigte im Unternehmen tätig sind, ist die Perspektive nach innen relevant. Es findet dann eine Verarbeitung der Daten der Mitarbeiter/innen statt. Eine Verarbeitung umfasst dabei, diese Daten zu erheben, zu nutzen und abzuspeichern. Also ist jedes Unternehmen, welches Personal beschäftigt, von den Vorgaben des Datenschutzes betroffen. Es muss im ersten Schritt das Einverständnis der Beschäftigten für die Verarbeitung der personenbezogenen Daten sicherstellen.
Die Erhebung zwingend notwendiger Daten bedarf „eigentlich“ keiner Einwilligung
Neben einer expliziten Einwilligungserklärung für Beschäftigte, ist die Erlaubnis der Verarbeitung von Daten der Beschäftigten auch durch die Rechtsgrundlage zu begründen. Das Datenschutzrecht hat bestimmt, dass Arbeitgeber auch ohne Einwilligung der Mitarbeiter bestimmte personenbezogene Daten verarbeiten dürfen, die für ein Arbeitsverhältnis erforderlich sind. Das Wort „eigentlich“ der Überschrift dieses Absatzes hat jedoch eine wichtige Bedeutung. Denn zum einen muss der Arbeitgeber seine Beschäftigten trotzdem über die Verarbeitung ihrer Daten informieren. Also muss es eine Abstimmung geben. Zum anderen verarbeitet der Arbeitgeber häufig unbewusst zusätzliche Mitarbeiterdaten, die nicht unter die „gesetzliche Freigabe“ fallen. Beispielsweise ist es nicht ohne weiteres zulässig, auf der Teilnehmerliste für eine Feier die Vorlieben der Beschäftigten für die Getränke, ob mit oder ohne Alkohol, zu sammeln.
Die Nutzung bestimmter Personaldaten ohne Zustimmung würde weitere Rechte betreffen
Fertigt ein Unternehmen Fotos von den Beschäftigten an oder dreht Videos mit Personen, so muss es immer eine Einwilligungserklärung für Beschäftigte einholen, wenn es diese nutzen möchte. Dies kann beispielsweise der Fall sein, wenn Fotos von Mitarbeitern auf die Firmenwebsite gestellt werden sollen. Aufgrund des Rechts am eigenen Bild dürfen Personenfotos nur mit Einwilligung der abgebildeten Person verwendet werden (§§ 22, 23 Kunsturhebergesetz (KUG). Erteilen Beschäftigte ihre Einwilligung zur Verwendung eines Fotos auf der Website des Arbeitgebers, so kann der Arbeitgeber auch nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses von einem Fortbestand dieser Einwilligung ausgehen. Wichtig hierbei ist natürlich, dass die Beschäftigten ihre Einwilligung freiwillig gegeben haben und für einen späteren Nachweis schriftlich erfolgt ist.
Die Vorlage „Einwilligungserklärung für Beschäftigte allgemein und Bildnutzung“ berücksichtigt beide Aspekte. Sie dokumentiert die Einwilligung der Beschäftigten in die Verarbeitung der personenbezogenen Daten und die Nutzung von Bildern und Videos durch das Unternehmen.
