Diese Vorlage für ein Verarbeitungsverzeichnis zeigt auf, ob ein Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten lt. DSGVO zu führen ist und falls ja, wie es gestaltet werden sollte.
Ein Verarbeitungsverzeichnis ermöglicht es dem Unternehmen den Weg der Daten und den Umgang mit diesen aufzuzeigen
Laut Art. 30 Abs. 1 DSGVO sind Verantwortliche unter bestimmten Umständen verpflichtet, schriftlich oder elektronisch ein Verzeichnis zu führen, in dem alle Datenverarbeitungstätigkeiten aufgeführt sind. Sofern das Unternehmen dieser Pflicht unterliegt, müssen die Verantwortlichen im Unternehmen der Aufsichtsbehörde nachweisen können, dass das Unternehmen ein konformes Verarbeitungsverzeichnis erstellt hat. Dieses Verzeichnis ist in regelmäßigen Abständen zu prüfen und bei Änderungen anzupassen. Falls die Behörde nachfragt, liegt mit diesem Verzeichnis eine transparente gut nachvollziehbare Darstellung der Verarbeitungstätigkeiten und des fachgerechten Umgangs mit den personenbezogenen Daten vor.
Die Verarbeitung von personenbezogenen Daten rechtskonform gestalten und nachweisen
Da die rechtlichen Anforderungen an die Verarbeitung von Daten sehr schwer durchschaubar sind, hilft diese Vorlage mit einer logisch aufgebauten Anleitung bei der Erstellung des Verzeichnisses. Mit dieser Arbeitshilfe zur Erstellung eines Verzeichnisses über die Datenverarbeitung dokumentiert das Unternehmen, wie es mit personenbezogenen Daten umgeht. Das Verzeichnis stellt sicher, dass die folgenden Aspekte betrachtet werden:
- Benennung der Verarbeitungstätigkeit
- Identifikation der Ansprechpartner
- Zwecke der Datenverarbeitung
- Kategorie betroffener Personen, Daten und Empfänger
- Löschfristen
- Hinweise zu technischen und organisatorische Maßnahmen
Mit dieser Struktur kann nachgewiesen werden, wie mit personenbezogenen Daten von Interessenten, Kunden, Lieferanten, den eigenen Beschäftigten, oder allgemein im Sinne des Qualitätsmanagements ausgedrückt, mit den Daten interessierter Parteien umgegangen wird und dass die Regelungen der DSGVO eingehalten werden.
Dieses Musterdokument bereitet den Weg zum unternehmensbezogenen Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten
Das hier zur Verfügung gestellte Vorlagedokument enthält Texthinweise zur Erstellung des Verzeichnisses für Verarbeitungstätigkeiten gemäß Art. 30 Abs. 1 DSGVO und ein Blankoformular. Somit werden Sie auf einfache Art und Weise Ihrer Nachweispflicht gerecht. Die Anpassungen an das Unternehmen sind beschrieben und zum besseren Verständnis sind beispielhafte Einträge in blauer Schrift vorhanden. Deshalb nutzen Sie dieses Musterdokument und erleichtern Sie sich und Ihren Mitarbeitern die Erstellung eines Verarbeitungsverzeichnisses. Auch zur Umsetzung weiterer Datenschutzvorgaben, wie z.B. der Planung eines Löschkonzeptes, finden Sie bei uns passende Arbeitshilfen. Sie benötigen umfassende Vorlagen zur Umsetzung der DSGVO? Kein Problem, wir bieten alle einzelnen Arbeitshilfen mit reduziertem Preis auch in einem Vorteilspaket an.
