Das Protokoll Projektbesprechung hält die wichtigsten Ergebnisse von Projektbesprechungen übersichtlich und nachvollziehbar fest.
Wichtige Besprechungsergebnisse mit dem Protokoll Projektbesprechung dokumentieren
Während eines Projekts ist es unvermeidlich, regelmäßig Projektbesprechungen durchzuführen. Hier werden Informationen ausgetauscht, Arbeitsschritte geplant und falls nötig Probleme besprochen und gelöst. Damit die Ergebnisse solcher Besprechungen nicht im Sand verlaufen, sondern fruchtbar werden und allen Projektmitgliedern helfen, ist es wichtig, diese schriftlich festzuhalten. Hierfür eignet sich ein Protokoll für Projektbesprechungen sehr gut. Hierin werden alle zentralen Punkte der Besprechung schriftlich fixiert und können jederzeit rückverfolgt werden. Für jede Besprechung muss es einen eindeutig ausgewählten Protokollanten geben, der das Protokoll der Projektbesprechung ausfüllt.
Diese Punkte deckt eine gute Projektbesprechung ab
Der Vorteil der Protokollierung von Projektbesprechungen ist, dass alle zentralen Inhalte einer Besprechung einheitlich festgehalten werden und somit jederzeit leicht nachgeprüft werden können. Das Tool erfragt zunächst die Besprechungsart. Von Strukturierungsbesprechungen über Routinebesprechungen und Problembesprechungen bis hin zu Meilensteinbesprechungen gibt es nämlich ganz unterschiedliche Arten von Besprechungen. In einem nächsten Schritt werden die Teilnehmer festgehalten, damit auch später eindeutig nachvollziehbar ist, wer an einer bestimmten Besprechung teilgenommen hat. Anschließend werden die Inhalte und TOP (Tagesordnungspunkte) der Besprechung aufgeschrieben. Je nach Menge der zu besprechenden Themen wird hierfür mehr oder weniger Platz benötigt. Abschließend werden alle Entscheidungen und Maßnahmen schriftlich fixiert.
Aus dem Protokoll Projektbesprechung muss klar ersichtlich werden, wer welche Aufgaben bis wann erledigt haben muss.
So profitieren Ihre Projekte von Projektbesprechungen mit Protokoll
Ein professionelles Projektmanagement implementiert Kommunikationsstrukturen, mit denen die Projektmitarbeiter umgehen können und die sie konsequent nutzen. Hierbei ist entscheidend, dass man die Maßnahmen der Projektorganisation regelmäßig bespricht und auf ihre Funktionalität hin prüft. Außerdem muss die Wirksamkeit des Projektmanagements immer wieder auf den Prüfstand gestellt und besprochen werden. Bei all diesen Aufgaben leistet das Protokoll Projektbesprechung hervorragende Dienste. Es stellt sinnvolle Kommunikationsformen bereit und hält die Ergebnisse von Besprechungen übersichtlich und nachvollziehbar fest. Somit lassen sich die getroffenen Entscheidungen und gewählten Maßnahmen leichter koordinieren und die notwendigen Aufgaben gezielt angehen. Erleichtern Sie sich und Ihren Mitarbeitern die Kommunikation innerhalb von Projekten und arbeiten Sie mit dem Protokoll Projektbesprechung.
