Mit der Vorlage Machbarkeitsprüfung implementieren Sie die typischen und relevanten Prüfschritte und ermitteln, ob eine Kundenanfrage erfüllbar ist.
Eine Machbarkeitsprüfung eingehender Anfragen bewahrt vor Risiken
Über den Eingang einer neuen Anfrage von Interessenten oder bereits aktiven Kunden wird sich kein Unternehmen beschweren. Soll daraus ein für den Lieferanten erfolgreicher und nutzbringender Vorgang werden, muss ein professioneller Prüfprozess starten. Zuerst gilt es die Kundenanfrage zu verstehen und zu erkennen, ob alle nötigen Informationen vorliegen. Hat der Kunde relevante Aspekte nicht genannt, fragt der Vertrieb diese proaktiv beim Kunden an. Damit ist die Informationsbasis geschaffen, anhand von festgelegten Kriterien zu überprüfen, ob der Auftrag überhaupt erfüllbar ist. Es ist für beide Parteien somit von Vorteil, wenn der Lieferant den Auftrag im Vorfeld ablehnt, als nach Annahme des Auftrags zu erkennen, dass er die Anforderungen des Kunden nicht wie gewünscht erfüllen kann.
Die Machbarkeitskriterien einer Anfrage identifizieren und strukturiert analysieren
Nachdem die Anfrage eingegangen ist, werden die relevanten Kriterien, die zur Auftragsausführung erfüllt werden müssen, analysiert und mit den eigenen Möglichkeiten verglichen. Von besonderem Interesse sind deshalb die nachfolgend beispielhaft genannten vier Hauptaspekte:
- Technik
Verfügen wir über die technischen Voraussetzungen, um die Kundenanfrage zu erfüllen? - Maschinen und Einrichtungen
Ist das erforderliche Equipment vorhanden und in dem Zeitraum der Bearbeitung des Auftrages verfügbar? - Fristen
Sind die vom Kunden vorgegebenen Fristen ausreichend, um den Auftrag rechtzeitig zu bearbeiten? - Gewinnziele
Ist der erzielbare Erlös ausreichend, um unsere Gewinnziele zu erreichen?
Falls alle Antworten „ja“ lauten, sind diese Kriterien erfüllt und wir erstellen das Angebot. Damit ist der Prüfprozess jedoch noch nicht abgeschlossen, da noch weitere formale Aspekte erfüllt sein müssen, bevor das Angebot zum Kunden gesendet werden kann.
Falls es anders kommt als man denkt, muss das Risiko begrenzt sein
Vor der Abgabe eines verbindlichen Angebotes muss dies auf weitere Faktoren, wie Änderungen, Störungen und Abweichungen überprüft werden. Daraufhin findet eine Risikobewertung statt, indem der Vertrieb besondere erkennbare Risiken analysiert. Typische Aspekte sind:
- Vollständigkeit der Angaben
- Kollision der AGB des Kunden mit unseren Lieferbedingungen
- Spezielle gesetzliche / behördliche Anforderungen
- Spezielle Sicherheits- und Umweltbestimmungen
- Regelungen für die Zeit nach der Lieferung, wie Pönale, Ersatzteilversorgung, etc.
- Änderungen seit der Erstellung des Angebotes durch z.B. mündliche Absprachen
Nun kann auf den Eingang der Bestellung gewartet werden. Vor der Zusendung einer Auftragsbestätigung prüfen wir natürlich nochmals, ob der Kunde Änderungen zum Angebot vorgenommen hat, die nicht erfüllbar sind. Sehr häufig stellen auch „kollidierende“ Vertragsbedingungen ein Problem dar, welches vor weiteren Schritten einer Klärung bedarf.
Diese Arbeitshilfe unterstützt bei der Prüfung und deren Dokumentation
Die Arbeitshilfe Machbarkeitsprüfung Produkt ist zur Erfüllung der Normanforderungen lt. DIN EN ISO 9001 vom Eingang der Anfrage des Kunden, bis zur Sendung unserer Auftragsbestätigung, in drei Phasen gegliedert:
- Machbarkeitsprüfung (ISO 9001, 8.2.2, 8.2.3)
- Angebotsprüfung (ISO 9001, 8.2.3)
- Vertragsprüfung (ISO 9001, 8.2.3)
Am Ende jeder Phase steht also die Entscheidung, die dokumentiert ist. Auch gegebenenfalls erforderliche Maßnahmen oder Einschränkungen sind somit später eindeutig nachvollziehbar. Nutzen Sie diese Arbeitshilfe und sorgen Sie für eine eindeutige Machbarkeitsprüfung.
