Mit dieser Vorlage für ein Löschkonzept MS Excel ist die Grundlage gegeben, ein organisationsspezifisches Konzept für die Löschung personenbezogener Daten zu implementieren.
Das Löschkonzept MS Excel berücksichtigt das Datenschutzrecht
Die EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) verpflichtet eine Organisation, die mit personenbezogenen Daten umgeht, diese nur so lange zu verarbeiten, wie dies zur Erfüllung der festgelegten Zwecke erforderlich ist. Die Konsequenz dessen ist also, dass personenbezogene Daten regelmäßig oder auf Wunsch der Betroffenen zu löschen sind. Die Vorgaben und Maßnahmen zur Umsetzung dieser Löschungen finden sich in einem sogenannten Löschkonzept wieder. Jede Organisation muss sich daher Gedanken machen, wie dies rechtskonform und sinnvoll umzusetzen ist. Ein Löschkonzept muss die Grundsätze der DSGVO, wie zum Beispiel das „Recht auf Vergessenwerden“ und „Löschung“ realisieren. Weiterhin sindn Aspekte, wie die Datenminimierung und Speicherbegrenzung zu beachten.
Das Löschkonzept MS Excel bildet den Rahmen
Ein wichtiger Hinweis vorweg. Es ist keine allgemeingültige Vorgabe oder Vorlage verfügbar, wie ein Löschkonzept auszusehen hat, geschweige denn mit Inhalten, die für alle Unternehmen anwendbar sind. Deshalb ist es auch nur machbar, einen Rahmen vorzugeben, mit dem ein solches Konzept möglichst einfach und zielführend unternehmensspezifisch erarbeitet werden kann. Jede Organisation muss die Speicherorte personenbezogener Daten klären und bestimmen, ob gesetzliche Aufbewahrungsfristen zu wahren sind. In manchen Fällen kann auch ein berechtigtes Interesse vorliegen, um eine Aufbewahrung zu rechtfertigen. So existiert zum Beispiel für die Unterlagen von Personen, die sich beworben haben, aber nicht eingestellt wurden, keine gesetzliche Frist. Unsere Empfehlung wäre jedoch, diese bis zum Ablauf der relevanten Klagefristen zu speichern.
Wichtige Kriterien für eine Löschkonzept
Unsere Arbeitshilfe Löschkonzept MS Excel führt durch die folgenden Schritte, um die Vorlage mit den benötigten Daten füllen zu können:
- Erfassen der personenbezogenen Daten und ordnen der Datenarten in Kategorien.
- Bestimmung der Datenarten bzw. Dokumente, die personenbezogene Daten enthalten.
- Ermittlung der Formen, wie diese verarbeitet werden.
- Ermitteln der Speicherorte, wo diese Daten gespeichert werden.
- Bestimmung der Vorgaben zu den Entsorgungsarten bzw. Entsorgungswegen.
- Feststellung, wann die Verarbeitung / Speicherung startet.
- Ermittlung der Grundlage der jeweiligen Aufbewahrungspflicht.
- Berechnung der frühestmöglichen bzw. sinnvollen Löschfrist.
Zur Eintragung der erhobenen Informationen enthält die Tabelle bereits die für ein Löschkonzept typischerweise erforderlichen Spalten:
Datenart, Speicherform, Speicherort(e) bzw. Archivierungsort(e), Entsorgungsart, Startpunkt der Verarbeitung, Grundlage Aufbewahrungspflicht, Löschfrist. Den Feldern sind Pulldown-Menüs zugeordnet, so dass die Einträge nach deren Festlegung, den Datenarten bzw. Dokumenten sehr komfortabel zugeordnet werden können.
Nutzen Sie diese Vorlage Löschkonzept MS Excel. Erstellen und dokumentieren Sie für Ihre Organisation das passende Konzept zur Löschung personenbezogener Daten.
