Die Vorlage Gemeinsam Verantwortliche Datenschutz schafft ein besseres Verständnis der Organisation und Kommunikation von gemeinsamer Verantwortlichkeit im Sinne der DSGVO.
Gemeinsam Verantwortliche spielen im Datenschutz eine immer größere Rolle
Die Verarbeitung von personenbezogenen Daten durch Gemeinsam Verantwortliche ist in vielen Branchen die absolute Voraussetzung, um Kooperationen über Unternehmensgrenzen hinweg erfolgreich und innovativ zu gestalten. Diese Vorlage erklärt die Hintergründe einer gemeinsamen Verantwortlichkeit deshalb auch an beispielhaften Geschäftsmodellen, die einen gemeinsamen Datenpool erfordern. Ein Beispiel hierfür sind deshalb Franchisestrukturen, da diese einen Teil ihrer Vorteile aus dem Austausch von Daten generieren. Doch was für die Unternehmen von Vorteil ist, kann sich für Betroffene schnell zum Nachteil entwickeln, wenn Unternehmen zum Beispiel diese Konstellation nutzen, um sich mit dem Verweis auf den Geschäftspartner ihrer Verantwortung zu entziehen. Dessen ist sich der europäische Gesetzgeber bewusst und hat im Art. 26 der DSGVO spezielle Regeln vorgegeben.
Gemeinsam Verantwortliche müssen sich detailliert vereinbaren
Liegt eine gemeinsame Verantwortlichkeit vor, muss nach Art. 26, Abs. 1 S. 2 DSGVO eine Vereinbarung zwischen den Verantwortlichen abgeschlossen werden. Details zum Format schreibt die Verordnung nicht vor. Es sollte jedoch eine Regelung in Textform mit einer Erläuterung der gemeinsamen Verantwortlichkeit getroffen werden. Diese sollte am besten noch mit eigenhändiger Unterschrift versehen sein. Mindestens ein Auszug der Vereinbarung ist den betroffenen Personen zur Verfügung zu stellen. Notwendige bzw. obligatorische Bestandteile einer Vereinbarung sind:
- Nennung aller gemeinsam Verantwortlichen
- Beschreibung der Hintergründe der gemeinsamen Verarbeitung
- Zuordnung der Verteilung der Verarbeitung auf die Verantwortlichen
- Zuständigkeit der Verantwortlichen in Bezug auf die gesetzliche Pflichterfüllung
Neben diesen Mindestbestandteilen können oder sollten noch weitere optionale bzw. fakultative Bestandteile in der Vereinbarung enthalten sein.
Diese Vorlage berücksichtigt auch die Perspektive des Art. 26, Abs. 2
Die DSGVO fordert, dass Gemeinsam Verantwortliche die wesentlichen Punkte der Vereinbarung den betroffenen Personen zur Verfügung stellen. Welche Punkte für den Betroffenen wesentlich sind, erschließt sich aus dem Absatz (2) nicht vollständig. Sicherlich sind Betroffene über die Art der Zusammenarbeit zu informieren. Insbesondere also darüber, welche Daten zwischen den Beteiligten ausgetauscht werden. Andererseits muss dem Betroffenen gemäß Absatz (3) erläutert werden, wie und gegenüber wem er seine Rechte als betroffene Person ausüben kann. Deshalb besteht diese Vorlage aus zwei Teilen:
- Vorlage für eine Vereinbarung über die gemeinsame Verarbeitung von personenbezogenen Daten
- Arbeitshilfe zur Erstellung einer Information an die Betroffenen zur gemeinsamen Verantwortlichkeit
Mit dieser Vorlage sorgen Sie dafür, dass gemeinsam Verantwortliche Unternehmen diese Verantwortlichkeit entsprechend vereinbaren und ihrer Informationspflicht an die Betroffenen nachkommen.
