Auditprogramm

von ReinoKa

Das Auditprogramm enthält die relevanten Festlegungen für ein oder mehrere Audits, die für einen festgelegten Zeitraum geplant und auf einen spezifischen Zweck ausgerichtet sind.

Mit dem Auditprogramm wird das Managementsystem überwacht

Bei dem Auditprogramm handelt sich um ein Instrument zur systematischen Überwachung der Wirksamkeit und Konformität eines Managementsystems. In vielen Unternehmen, welche einen jährlichen Planungszeitraum gewählt haben, hat sich der Begriff Auditjahresplan etabliert. Im Programm werden alle in dem festgelegten Zeitraum geplanten Audits mit den Prozessen der Organisation verknüpft, um ein vollständiges Systemaudit sicherzustellen. Eine optische Vorgabe bezüglich der Form eines Auditprogramms gibt es nicht. Wohl aber inhaltliche Kriterien in der jeweiligen Managementsystemnorm.

Diese Kriterien fordert die DIN EN ISO 9001:2015

Ein solches Programm für Audits schließt die Tätigkeiten ein, die für die Planung, Organisation und Durchführung von Audits erforderlich sind. Es muss erstellt, verwirklicht und aufrechterhalten werden, mit den folgenden Inhalten:

  • Die Häufigkeit der Audits
  • Auditmethoden
  • Verantwortlichkeiten

Die Planung interner Audits und die Berichterstattung muss laut DIN EN ISO 9001:2015 weiterhin die folgenden Aspekte berücksichtigen:

  • Bedeutung der zu auditierenden Prozesse
  • Änderungen mit Einfluss auf die Organisation
  • Ergebnisse früherer Audits (Status von Auditfolgemaßnahmen)
  • Auditkriterien
  • Zeitlicher und räumlichen Auditumfang

Auch die Durchführung interner Audits soll dem risikobasierten Ansatz der DIN EN ISO 9001:2015 folgen. Achten Sie deshalb auf Prozesse, in denen die Qualität der Produkte oder Dienstleistungen wesentlich beeinflusst wird, die Gefahren beinhalten oder große Auswirkung auf die Stabilität des Managementsystems haben.

Auditprogramm
© Know-NOW GmbH

Die DIN EN ISO 19011 gibt gute Tipps für das Auditprogramm

Über die jweilige Vorgabenorm (wie zum Beispiel die DIN EN ISO 9001:2015) hinaus findet der Anwender in der DIN EN ISO 19011 wertvolle Hinweise für das Management von Auditprogrammen. Diese Norm weist den Nutzer darauf hin, nicht nur Normkonformitäten im Audit zu identifizieren. Vielmehr sollen auch Verbesserungspotenziale erkannt werden. Mit der Formulierung von Auditprogrammzielen wird die fortlaufende Verbesserung zusätzlich unterstützt. Da die DIN EN ISO 19011 grundsätzlich als Leitfaden konzipiert ist, stellen deren Hinweise keine Anforderungen dar, die für eine Zertifizierung umgesetzt werden müssen.

Know-NOW unterstützt mit fertigen Arbeitshilfen, Trainings und Lernivideos

Neben einer beispielhaften Struktur für Auditprogramme finden Sie direkt nutzbare Vorlagen zur Planung eines Auditprogramms im Sinne der DIN EN ISO 9001 (mit unterschiedlichen Dateiformaten) in unserem Shop:

Falls spezielle Anwendungsfälle für Auditprogramme vorliegen, können wir Sie ebenfalls mit Arbeitshilfen unterstützen:

Zur Durchführung einer Schulung von Mitarbeitern (ohne die lästige Arbeit der Erstellung) finden Sie eine sofort anwendbare Kurzschulung Auditprogramm.

Für die eigene Weiterbildung oder die Weiterbildung von Mitarbeitern haben wir zu diesem Thema das Videotraining Auditprogramm im Angebot.

Häufige Fragen zum Auditprogramm

Was ist ein Auditprogramm und wozu dient es?
Ein Auditprogramm enthält die relevanten Festlegungen für ein oder mehrere Audits, die für einen definierten Zeitraum geplant und auf einen spezifischen Zweck ausgerichtet sind. Es ist ein Steuerungs- und Überwachungsinstrument, mit dem die Wirksamkeit und Konformität eines Managementsystems systematisch überprüft wird. In vielen Unternehmen wird das Auditprogramm als Auditjahresplan geführt und stellt sicher, dass die relevanten Prozesse und Bereiche in der Planung abgedeckt sind.
Welche Inhalte muss ein Auditprogramm nach ISO 9001 typischerweise enthalten?
Ein Auditprogramm muss die für Planung, Organisation und Durchführung erforderlichen Festlegungen beinhalten. Nach ISO 9001 gehören dazu insbesondere die Häufigkeit der Audits, die Auditmethoden und die Verantwortlichkeiten. Ergänzend werden üblicherweise der Zeitraum, die geplanten Auditobjekte (Prozesse/Bereiche), die Auditziele sowie organisatorische Eckdaten wie Terminfenster und Ressourcen abgebildet, damit das Programm praktikabel umgesetzt werden kann.
Welche Faktoren sind bei der Auditplanung und Berichterstattung zu berücksichtigen?
ISO 9001 fordert, bei der Planung und Berichterstattung u. a. die Bedeutung der zu auditierenden Prozesse, relevante Änderungen in der Organisation sowie die Ergebnisse früherer Audits (einschließlich Status von Folgemaßnahmen) zu berücksichtigen. Darüber hinaus sind Auditkriterien sowie der zeitliche und räumliche Auditumfang festzulegen. Damit wird gewährleistet, dass Audits nicht schematisch, sondern zielgerichtet und wirksam geplant werden.
Was bedeutet „risikobasierter Ansatz“ im Auditprogramm?
Der risikobasierte Ansatz bedeutet, dass Audits in Intensität und Häufigkeit an der Bedeutung und Risikolage von Prozessen ausgerichtet werden. Prozesse, die Produkt- oder Dienstleistungsqualität wesentlich beeinflussen, Gefahren beinhalten oder die Stabilität des Managementsystems stark prägen, sollten stärker fokussiert werden. Dadurch lenkt das Auditprogramm die begrenzten Auditressourcen auf die Bereiche mit dem höchsten Nutzen für Qualität, Compliance und Geschäftserfolg.
Welche Rolle spielt ISO 19011 für das Auditprogramm?
ISO 19011 gibt praxisnahe Hinweise zum Management von Auditprogrammen und unterstützt bei Zieldefinition, Planung, Durchführung und Bewertung von Audits. Im Fokus steht nicht nur das Finden von Normkonformitäten, sondern auch das Erkennen von Verbesserungspotenzialen. ISO 19011 ist dabei als Leitfaden konzipiert und liefert Orientierung für eine professionelle Auditprogrammgestaltung, ohne selbst zwingende Zertifizierungsanforderungen zu formulieren.