Datenschutzrechtliche Verpflichtung Vorlage

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Produktbeschreibung

Eine datenschutzrechtliche Verpflichtung von Beschäftigten auf Beachtung und Umsetzung der datenschutzrechtlichen Anforderungen ist ein elementarer Bestandteil der Punkte, die ein Unternehmen als Verantwortlicher im Sinne des Art. 5 Abs. 2 und Art. 24 Abs. 1 der DSGVO (EU-Datenschutz-Grundverordnung) oder ein Auftragsverarbeiter im Sinne des Art. 28 Abs. 3 Satz 1 DSGVO zum Nachweis der Umsetzung seiner „Rechenschaftspflicht“ beachten sollte.

Die datenschutzrechtliche Verpflichtung sollte schriftlich erfolgen

Wie ein Verantwortlicher diese Verpflichtung seiner Beschäftigten durchführt ist in der DSGVO nicht verbindlich geregelt. Es wird jedoch von Praktikern empfohlen, dies mit einem entsprechenden Dokument zu tun. Aus Nachweisgründen, z.B. gegenüber Aufsichtsbehörden, ist es wichtig, die Verpflichtung von dem oder den Verpflichteten schriftlich bestätigen zu lassen. Diese Vorlage für eine datenschutzrechtliche Verpflichtungserklärung umfasst deshalb die folgenden Inhalte:
  • Formular Datenschutzrechtliche Verpflichtung
  • Anlage 1: Merkblatt zum Datenschutz
  • Anlage 2: Auszüge aus wichtigen datenschutzrechtlichen Regelwerken
  • Hinweise zur Nutzung der Vorlage Datenschutzrechtliche Verpflichtung

Die Vorlage ist so gestaltet, dass die Belehrung über die sich ergebenden Pflichten für das Personal möglichst gut nachvollziehbar ist. Die Beschäftigten müssen verstehen, welche Tätigkeiten in der betrieblichen Praxis datenschutzrelevant sind und warum in der täglichen Arbeit Maßnahmen zur Umsetzung der Vorgaben beachtet werden müssen.

Datenschutzrechtliche Verpflichtung
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Die Verpflichtung betrifft einen weiten Kreis an Personen

Die Beschäftigten eines Verantwortlichen oder eines Auftragsverarbeiters dürfen personenbezogene Daten nur dann verarbeiten, wenn der Verantwortliche oder Auftragsverarbeiter diese damit beauftragt. Eine Ausnahme liegt vor, wenn eine gesetzliche Regelung die Verarbeitung dieser Daten verlangt. Die Voraussetzung für die Zulässigkeit der Verarbeitung durch das Personal eines Unternehmens, eines Vereins, eines Verbands, eines Selbstständigen oder einer Behörde ist, dass dieses für diese Tätigkeit sensibilisiert wurde. Aufgrund des hohen Aufwands bleibt die Sensibilisierung der Beschäftigten für den Datenschutz jedoch häufig auf der Strecke. Mit Hilfe dieser Vorlage zur datenschutzrechtlichen Verpflichtung können Sie Ihre Mitarbeiter ohne zu viel Arbeit zu investieren gesetzeskonform auf das Datengeheimnis verpflichten und die sich daraus ergebenden Anforderungen an die Datensicherheit und den Datenschutz befolgen. Übrigens: Der Kreis der auf das Datengeheimnis zu verpflichtenden Personen ist aufgrund der Bedeutung dieser Vorschrift weit auszulegen. Zum Beispiel sind auch Auszubildende, Praktikanten, Zeitpersonal und ggf. sogar freie Mitarbeiter zu berücksichtigen.