Diese Kommunikationsmatrix ermöglicht Ihnen die interne und externe Kommunikation im Sinne der gängigen Managementsystemnormen zu erfassen und übersichtlich darzustellen.
Sorgen Sie für die optimale Verständigung im Unternehmen und nach außen
Die ISO/IEC-Direktiven, die im Annex SL festgelegt sind, fordern die Einführung geeigneter Kommunikationsstrukturen innerhalb der Organisation sowie nach extern. Alle diesen Vorgaben folgenden Managementsystemnormen verweisen auf die große Bedeutung der Kommunikation im Rahmen eines wirksamen Managements. Aufgabe der obersten Leitung muss es demnach sein, geeignete Kommunikationsstrukturen zu implementieren und Kommunikationsprozesse zu gestalten und zu verwirklichen. Transparenz sowie ein stetiger und aktueller Informationsaustausch tragen wesentlich zur Steigerung der Arbeitseffizienz bei. Eine effektive Kommunikation über die Wirksamkeit des Qualitätsmanagementsystems, wie z.B. über die Erreichung von Zielen bezieht alle Mitarbeiter direkt in den Prozess der ständigen Verbesserung ein. Ein wichtiges Beispiel interner Kommunikation im Sinne der Normen ist deshalb die Bekanntmachung und Diskussion der Politik der Organisation, zur Vermittlung der Anforderungen von Kunden und anderen interessierten Parteien.
Nutzen Sie die Arbeitshilfe Kommunikationsmatrix und organisieren Sie die interne und externe Kommunikation
Die Vorlage Kommunikationsmatrix strukturiert die Methoden der Kommunikation in Information (Ein Weg) und in den Dialog (zwei Wege). Eine wichtige Informationsquelle bei der Erstellung der Matrix sind die Informationen zum Kontext der Organisation (PESTEL-Analyse) oder die Ergebnisse einer Stakeholder-Analyse mit der Auflistung der interessierten Parteien und deren Anforderungen. Für externe und interne Stakeholder bzw. interessierte Parteien kann die Kommunikation nun mit den folgenden Kriterien festgelegt werden:
- Teilnehmer (wer und mit wem)
- Thema (was, bzw. worüber)
- Häufigkeit (wie oft, wann)
- Methoden (wie)
Mit diesen Festlegungen ist die interne bzw. externe (Regel-)kommunikation, die wiederkehrend zu erfolgen hat, eindeutig und normkonform bestimmt.
Die Arbeitshilfe Kommunikationsmatrix erspart Ihnen langes Suchen
Da in den Managementsystemnormen DIN EN ISO 9001, DIN EN ISO 14001 oder DIN EN ISO 45001 an unterschiedlichen Stellen im Normtext weitere Kommunikationsanforderungen explizit genannte sind, finden Sie diese in einer Tabelle bei den Nutzungshinweisen der Arbeitshilfe aufgelistet. Darin sind auch die unterschiedlichen Schwerpunkte der Normen gut erkennbar. Egal, ob Sie ein Qualitätsmanagementsystem, ein Umweltmanagementsystem oder ein Managementsystem für Sicherheit und Gesundheit bei der Arbeit betreiben, Sie stellen die Normkonformität sicher. Die Arbeitshilfe Kommunikationsmatrix enthält weiterhin eine bespielhaft ausgefüllte Tabelle für die interne und externe Kommunuikation. Organisieren Sie die interne und externe Kommunikation mittels dieser Kommunikationsmatrix und erhöhen Sie damit die Effektivität der Unternehmenskommunikation.
