Mit einem Problementscheidungsplan stellen Sie sicher, dass Sie in den Prozessen Ihres Unternehmens im Problemfall unverzüglich die richtigen Entscheidungen treffen.
Mit dem Problementscheidungsplan handeln Mitarbeiter in der Problemsituation richtig
In Geschäftsprozessen tauchen häufig Probleme auf, deren Ursachen nicht auf fehlerhafte Prozesse zurückzuführen sind. Vielmehr entstehen durch externe Einflussfaktoren Situationen, die in „Echtzeit“ das richtige Handeln erfordern. Mit dem Werkzeug Problementscheidungsplan werden im Rahmen der Prozessabwicklung denkbare potenzielle oder in der Vergangenheit bereits aufgetretene Probleme identifiziert, gesammelt und Handlungsoptionen erarbeitet. Mit dem Problementscheidungsplan besteht also die Möglichkeit, den Beschäftigten im Sinne von „was muss/darf getan werden, falls …“, eine Auswahl an gut überlegten Optionen zu bieten.
Wer nicht handelt, wird behandelt
In einer Problemsituation nicht zu handeln ist manchmal kritischer als eine falsche Handlung. Dies kann zum Beispiel den Verlust eines wichtigen Auftrags oder unnötige Lohnkosten bedeuten und vielleicht sogar mit Haftungsrisiken verbunden sein. Diese Liste lässt sich für unterschiedliche Prozesse fast endlos erweitern. Die Verantwortlichkeiten können mit diesem Werkzeug auch in der Problemsituation Optionen eindeutig festlegen, um schnell eine Handlung zu ermöglichen.
So erstellen Sie einen professionellen Problementscheidungsplan
Der Problementscheidungsplan gehört zu den sieben Managementwerkzeugen (M7) und zählt damit zu den präventiven Methoden des Qualitätsmanagements. Dessen graphische Darstellung erstellt man in einem moderierten Problemlösungsteam in den folgenden methodischen Schritten:
- Prozess wählen, um dessen Abläufe zu planten oder zu optimieren
- Aufgliederung des Prozesses in Teilprozesse bzw. Arbeitsvorgänge, die zur Erreichung des Prozessziels erforderlich sind.
- Systematische Sammlung aller auftretenden bzw. möglichen Problemsituationen.
- Erarbeitung von Entscheidungsoptionen im Team sowie Auswahl und Konkretisierung der Maßnahmen.
- Visualisierung mit Hilfe von Symbolen.
Die grafische Darstellung der Problemzusammenhänge ermöglicht einen schnellen Überblick und stellt das unverzügliche Handeln sicher. Der Problementscheidungsplan ist ein wirksames Werkzeug, um bestehende Prozesse oder auch neue Prozesse vor deren Einführung, „problemfest“ zu gestalten, denn damit stehen die notwendigen Maßnahmen bereits vor dem Auftreten eines Problems fest.
