Diese Vorlage für eine ISO 9001 konforme Verfahrensanweisung setzt die Anforderungen der ISO 9001:2015 an die Darstellung von Prozessen weitgehend um.
Die ISO 9001 konforme Verfahrensanweisung für das Management der Prozesse
Die Mindestanforderungen der Norm an den prozessorientierten Ansatz sind somit für ein wirksames und effizientes Prozessmanagement unabdingbar und ergeben sich im Wesentlichen aus dem Abschnitt 4.4 „Qualitätsmanagementsystem und dessen Prozesse“. Setzen Sie deshalb die Vorlage ISO 9001:2015 konforme Verfahrensanweisung ein. Nachfolgend werden die wichtigsten Anforderungen aufgelistet:
- Die benötigten Prozesse bzw. Verfahren sind zu bestimmen,
- Deren Anwendung im Unternehmen ist festzulegen,
- Die erforderlichen Eingaben und zu erwarteten (geplanten) Ergebnisse der Prozesse sind zu bestimmen,
- Die Kriterien, Methoden, Messungen, Leistungsindikatoren (KPI) für das wirksame Durchführen sowie das Lenken der Prozesse sind zu bestimmen,
- Die Verantwortungen und Befugnisse für die Prozesse sind zuzuweisen,
- Die Risiken und Chancen der Prozesse sind zu berücksichtigen und es sind außerdem entsprechende Maßnahmen zum Umgang mit Risiken und Chancen zu planen und umzusetzen,
- Die Chancen zur Verbesserung der Prozesse und des Qualitätsmanagementsystems sind zu bestimmen,
- Es ist dokumentierte Informationen zur Unterstützung der geplanten Durchführung der Prozesse aufrecht zu erhalten und aufzubewahren.
Zur stringenten Umsetzung dieser Anforderungen ist eine Vorgabe für ein Dokumentenformat sehr hilfreich.
Nutzen Sie in Ihrer Organisation ein standardisiertes Dokumentenformat für die Anweisungen
Damit alle Anforderungen der ISO 9001:2015 umgesetzt werden, sollten die Prozessbeschreibungen bzw. Verfahrensanweisungen diese Vorgaben bereits in der Struktur bzw. im Aufbau berücksichtigen. Diese Vorlage enthält hierzu in mehreren Abschnitten die entsprechenden Felder bzw. Bereiche:
- Deckblatt
mit den Feldern „Prozess-Name, Prozesseigentümer, Vorgänger, Nachfolger, Ziele, Input, Output, Dokumente, Messgrößen, Ressourcen, Anstoß/Ende, Vorgehen bei Störungen / Abweichungen, Chancen, Prozess- bzw. Produktrisiken. - Erläuterung zur Nutzung der Verfahrensanweisung
als freien Bereich für Texte oder Grafiken, um die Anwendung der Verfahrensanweisung zu erklären. - Prozessablauf
mit einem vorformatierten Bereich für das Flow-Chart, Spalten für zugehörige Dokumente sowie Zuordnung von Verantwortlichkeiten. - Erläuterungen zu den Tätigkeitsschritten
um den Grafikelementen des Flow-Charts noch weiteren erläuternden Text zuordnen zu können. - Hinweisseite für die Verfahrensanweisung
mit den Bereichen für die Prozesskennzahlen, allgemeinen Nutzungshinweisen und einer Tabelle zur Erläuterung verwendeter Abkürzungen sowie den Freigabenachweisen.
Nutzen Sie diese Vorlage und erstellen Sie damit Verfahrensbeschreibungen in konformer Weise zur ISO 9001:2015.
