Die Arbeitshilfe Prozess-Anforderungsmatrix beantwortet die wohl wichtigste Frage, die sich jede Organisation stellen muss ist: Welche Prozesse sind wie stark an unserem Erfolg beteiligt?
Die Prozess-Anforderungsmatrix lenkt den Blick auf das Wesentliche
Nachdem die DIN EN ISO 9001:2015 keine detaillierten Vorgaben für die aufrechtzuerhaltende dokumentierte Information mehr trifft, muss ein Unternehmen selbst festlegen, für welche Prozesse es eine Prozess- oder Verfahrensbeschreibung erstellt. Eine Idee ist diese Entscheidung davon abhängig zu machen, wie wichtig ein Prozess für die Erfüllung der Anforderungen der Kunden oder sonstigen interessierten Parteien ist. Prozesse, die wenig zu der Erfüllung von Anforderungen beitragen, werden nicht oder weniger ausführlich dokumentiert Prozesse mit einem hohen Einfluss auf die Erfüllung von Anforderungen und damit z.B. auf die Kundenzufriedenheit dagegen sehr detailliert.
So funktioniert die Anwendung der Arbeitshilfe
Vor der Nutzung dieser Arbeitshilfe müssen Sie die Anforderungen an die Organisation ermitteln. Dazu müssen Sie den Kontext der Organisation mit seinen externen und internen Themen bestimmen. Davon lassen sich die interessierten Parteien ableiten und deren Anforderungen ermitteln. Nachdem die Prozesse und die Anforderungen in das Arbeitsblatt der Prozess-/Anforderungsmatrix eingetragen wurden, wird die Korrelation mit Symbolen bewertet:
↑ = starker Zusammenhang (Wichtung mit Faktor 1)
→ = mäßiger Zusammenhang (Wichtung mit Faktor 0,5)
↓ = geringer Zusammenhang (Wichtung mit Faktor 0,25)
Die rechte Spalte der Matrix ergibt dann durch die Addition aller Einträge der Zeilen die Prozesspriorität. Die unterste Zeile ergibt durch Addition aller Spalten die Priorität der Anforderungen. Hohe Werte signalisieren eine hohe Wichtigkeit, weshalb Sie diese Prozesse bei der Erstellung der Dokumente berücksichtigen müssen. Prozesse müssen die zugeordneten Anforderungen realisieren!
Diese Inhalte finden Sie in der Prozess-Anforderungsmatrix
Die Arbeitshilfe enthält ein Arbeitsblatt, dass die Matrix für die Zuordnung von Symbolen zur Visualisierung der Stärke der Korrelation enthält. Die Bewertungsfaktoren sind in der Formel bereits vorgegeben, lassen sich jedoch verändern. In einem weiteren Arbeitsblatt können die Symbole auch angepasst bzw. verändert werden. Eine beispielhafte Prozess-Anforderungsmatrix erläutert das Vorgehen am Beispiel eines Reinigungsunternehmens. Mit Hilfe des Tools „Prozess-Anforderungsmatrix“ ist eine eindeutige Darstellung der Korrelationen zwischen den Prozessketten und den Anforderungen an eine Organisation möglich.
