Mit einem Prozessstammblatt legen Sie den Grundstein für eine erfolgreiche Einführung des Prozessmanagements.
Das Prozessstammblatt enthält die universellen Prozesskennzeichen
Vor der Visualisierung und Dokumentation eines Prozessablaufs steht die Ermittlung aller relevanten Aspekte des betroffenen Prozesses Die systematische und logische Vorgehensweise besteht also darin, alle Kriterien die einen Prozess kennzeichnen für den zu erfassenden Prozess abzufragen und zu notieren. Jeder Prozess kann somit durch die Beantwortung folgender beispielhafter Fragestellungen definiert werden:
- Was definiert den Anfang des Prozesses (Auslöser und Input)
- Wie definiert sich das Ende des Prozesses (Ergebnis und Output)
- Was ist das Ziel des Prozesses (Wertschöpfung)
- usw.
Ohne diese vollständigen Informationen kann ein Prozess folglich nicht dargestellt werden. Aus diesem Grunde sollte die Erfassung der Prozesskriterien methodisch unterstützt werden.
Das Stammblatt führt Sie durch die Prozesserfassung
Das Prozessstammblatt kann daher als ausführliches „Inhaltsverzeichnis“ eines Prozesses verstanden werden. Es dient also der systematischen und strukturierten Erfassung und Dokumentation der Haupt- und Teilprozesse und fasst alle Daten und Informationen zusammen, die zur Festlegung und zum Management des Prozesses erforderlich sind. Das Prozessstammblatt selbst enthält jedoch keine Darstellung der Abläufe oder detaillierte Verfahrensbeschreibungen. Entscheidet sich die Organisation dokumentierte Information für den Prozessablauf zu erstellen und aufrechtzuerhalten, wird diese in Verfahrensbeschreibungen geführt und im Prozessstammblatt wird darauf referenziert.
Diese Inhalte finden Sie in der Arbeitshilfe Prozessstammblatt
Mit dem Prozessstammblatt definieren und dokumentieren Sie Ihre Prozesse schriftlich. Neben der Prozessbezeichnung werden im Prozessstammblatt im Rahmen der Prozessanalyse die Prozesskriterien erläutert und hinlänglich beschrieben. Die Prozesskriterien sind deshalb in acht übergeordneten Gruppen zusammengefasst:
- Gruppe der Prozessstammdaten
Bezeichnung des Geschäftsprozesses, Prozesseigentümer, Kurzbeschreibung des Prozesses, Definition des Prozessziels, Prozessart, Prozessebene
- Gruppe der Prozesseingaben
Anstoß des Prozesses, Lieferanten des Prozesses, Inputs aus anderen Prozessen, Annahmekriterien
- Gruppe der Prozessergebnisse
Ende des Prozesses, Kunden des Prozesses, Definition Kundenerwartungen (intern/extern), Outputs in andere Prozesse
- Gruppe der Prozessrisiken und -chancen
Risiken und Maßnahmen, sowie Chancen und Maßnahmen
- Gruppe der Prozessregelungen
Mitgeltende Unterlagen intern und extern, zu führende Nachweise, Dokumentation
- Gruppe der Prozessmessung und -steuerung
Kritische Erfolgsfaktoren, Mess- bzw. Zielgrößen, Messzyklen, Zielwert
- Gruppe der Prozessressourcen
Beteiligte, Betriebsmittel, Infrastruktur
- Gruppe der sonstigen Prozesskriterien
Weitere Prozessfestlegungen, Zuordnung zu relevanten Vorgabenormen
Das Prozessstammblatt enthält daher im ersten Abschnitt Formularfelder in die sich die Kriterien eingetragen lassen und im zweiten Abschnitt Hinweise zur Nutzung des Dokuments. Jedem Unterpunkt einer Gruppe sind im zweiten Abschnitt Erläuterungen zugeordnet, die wichtige Hinweise zur Erfassung geben. Deshalb kann mit dieser Vorlage für ein Prozessstammblatt kein wichtiges Prozesskennzeichen in Vergessenheit geraten und es liegen somit zur Prozessvisualisierung alle Informationen vor.
