Diese Arbeitshilfe listet detailliert die dokumentierte Information ISO 45001:2018 auf und ermöglicht einen schnellen Vergleich der Anforderungen zwischen der OHSAS 18001:2007 und der DIN ISO 45001:2018.
Der Umfang für dokumentierte Information ISO 45001:2018 muss berücksichtigt werden
Die ISO/IEC Direktiven, Teil 1 mit dem Anhang SL (Annex SL), geben eine gemeinsame Grundstruktur (High Level Structure) mit identischen Textbausteinen sowie gemeinsamen Begriffen und Definitionen vor. Wie fast alle in jüngerer Zeit überarbeiteten oder neu erarbeiteten Managementsystemnormen, folgt auch die DIN ISO 45001:2018 diesen Vorgaben und führt den neuen Begriff der „dokumentierten Information“ ein. Die in den älteren Regelwerken, wie auch in der OHSAS 18001, verwendeten Begriffe „Dokument und Aufzeichnungen“ werden durch den Begriff „dokumentierte Information“ ersetzt. Die frühere Unterscheidung in Dokumente (= Vorgabedokumente) und Aufzeichnungen (= Nachweisdokumente) wird nun wie folgt zum Ausdruck gebracht:
- Dokumente = Aufrechterhaltung bzw. Lenkung von Vorgaben.
- Aufzeichnungen = Aufbewahrung von Nachweisen
Was nun an aufrechtzuerhaltenden Vorgabendokumenten zu erstellen ist, wird in unterschiedlichen Abschnitten der DIN ISO 45001:2018 vorgegeben. Gleiches gilt für den Umfang an Nachweisdokumenten, die aufzubewahren sind.
So aktualisieren Sie Ihr SGA-Managementsystem auf die neuen Dokumentationsanforderungen
Die Arbeitshilfe „Dokumentierte Information ISO 45001:2018“ enthält zum einen eine Erläuterung zu den neuen Begrifflichkeiten, um die Anforderungen richtig umzusetzen. Zum anderen finden Sie eine tabellarische Auflistung der Dokumentationsanforderungen mit Gegenüberstellung der alten und neuen Anforderungen:
- Auflistung dokumentierter Information, die lt. ISO 45001:2018 explizit aufrechtzuerhalten ist.
- Auflistung dokumentierter Information, die lt. ISO 45001:2018 explizit als Nachweis aufzubewahren ist.
- Gegenüberstellung der Anforderungen von OHSAS 18001:2007 mit ISO 45001:2018 für die aufrechtzuerhaltenden sowie für die aufzubewahrenden Dokumente.
Die Gegenüberstellung in der zuletzt genannten Tabelle der Arbeitshilfe Dokumentierte Information ISO 45001:2018 leisten Ihnen somit einen wertvollen Service bei der Umstellung des Dokumentenumfangs auf die neue Arbeitsschutznorm.
Optimieren Sie die dokumentierte Information ISO 45001:2018 passend für die Organisation
Nutzen Sie diese Arbeitshilfe und bringen Sie damit die Dokumentation Ihres SGA-Managementsystems auf den Stand des Arbeitsschutzes nach der neuen Norm. Stellen Sie also die wirksame Durchführung der Prozesse sicher und belegen Sie die Realisierung der SGA-Ziele. Die DIN ISO 45001:2018 fordert übrigens nicht explizit die Erstellung von Dokumenten für Prozessbeschreibungen oder Verfahrensanweisungen. In vielen Fällen werden jedoch Verfahrensanweisungen erstellt, um das Vertrauen in die Umsetzung der Vorgaben zu erhöhen. Diese Arbeitshilfe enthält eine Auflistung, an welchen Stellen die Norm den Aufbau, die Verwirklichung und Aufrechterhaltung von Prozessen, in Bezug auf das SGA-Managementsystem fordert. Mit dieser Liste treffen Sie die Entscheidung, ob Sie den jeweiligen Prozess als dokumentierte Information bereitstellen. Übrigens haben Sie bei der Erstellung der dokumentierten Information große Freiheiten. Die Norm schreibt Ihnen nicht vor, auf welchem Trägermedium oder in welchem Format diese vorliegen muss (z.B. Papier, EDV, Audio, Foto, Video, softwaregestützte Prozesse).
