Die Verfahrensanweisung Planung von Änderungen am Managementsystem stellt die Umsetzung von Anpassungen auf Systemebene im Sinne der wesentlichen Managementsystemnormen sicher.
Die Planung von Änderungen am Managementsystem ist ein potenzieller Risikofaktor
Aus der Sicht der wesentlichen Managementsystemnormen im Bereich Qualitätsmanagement (QM), Umweltmanagement (UM) und dem Management für Sicherheit und Gesundheit bei der Arbeit (SGA) ist es notwendig, neben den Änderungen an den Produkten oder Herstellungsprozessen, auch die Änderungen am Managementsystem selbst präventiv abzusichern. Deshalb sind zum Beispiel auch in der DIN EN ISO 9001:2015 im Abschnitt „6.3 Planung von Änderungen“ dezidierte Vorgaben getroffen. Änderungen sollen demnach „auf geplante Weise“ erfolgen. Werden diese „auf gut Glück“ durchgeführt, könnte dies das Managementsystem so sehr schwächen, dass es kollabiert, d.h. seine Integrität verliert. In der Folge erfüllt es seinen Zweck nicht mehr. Mit anderen Worten wäre dies das maximale Risiko für eine Organisation.
Die Verfahrensanweisung erklärt die Planung von Änderungen, Schritt für Schritt
Anpassungen am Managementsystem bedürfen einem gewissen Projektmanagement. Damit Änderungen am Managementsystem keine ungewollten Nebenwirkungen mit sich bringen, enthält diese Verfahrensanweisung die folgenden Anleitungen:
- Hinweise zur Nutzung der Verfahrensanweisung mit Erläuterung der Normanforderungen.
- Tabellarische Auflistung der Anforderung der Managementsystemnormen mit der Differenzierung des Veränderungsfokus in Managementsystem sowie Produkte / Services.
- Dezidierter Prozessablauf Planung von Änderungen am Managementsystem und deren Umsetzung.
Ergänzend zu der grafischen Darstellung des Änderungsprozesses enthält die Verfahrensanweisung eine detaillierte Beschreibung der Aktivitäten der jeweiligen Prozessschritte.
Bei Bedarf mit einer Pilotphase Änderungsrisiken im Griff behalten
Bei der Planung von Änderungen kommen unweigerlich die Anforderungen der Abschnitte 5.3 / 6.3 der DIN EN ISO 9001:2015 ins Spiel. Diese fordern, dass „bei Änderungen am Qualitätsmanagementsystem dessen Integrität aufrechterhalten ist“. Hier nutzt diese Verfahrensanweisung das erweiterte Denkmuster des PDCA-Zyklus. Dieses sieht vor, dass Maßnahmen zur fortlaufenden Verbesserung vorher als „Pilotphase“ testweise umgesetzt werden sollten und erst nach bewiesener Wirksamkeit auf das gesamte System ausgerollt werden. Auch auf die sinnvolle, d.h. repräsentative Auswahl für eine Pilotphase weist diese Verfahrensanweisung den Nutzer detailliert hin. Es ist nur unter dieser Voraussetzung möglich, eine Bewertung über die Wirksamkeit der Maßnahmen zu erhalten. Diese Ergebnise müssen später auf die Grundgesamtheit des Managementsystems übertragbar sein.
Die Verfahrensanweisung Planung von Änderungen enthält somit die notwendigen Schritte, um auch umfassendere Änderungen am Managementsystem professionell umzusetzen und das System dabei nicht zu gefährden.
Nutzen Sie diese Verfahrensanweisung und setzen Sie wichtige Kerngedanken des Änderungsmanagements wirksam in die betriebliche Praxis um.
