Externe Dokumente zu überwachen ist eine Anforderung, welche zwingend notwendig ist, um zum Beispiel rechtliche Anforderungen zu erfüllen.
Externe Dokumente ergeben sich aus den bindenden Verpflichtungen
Die Verfahrensanweisung Überwachung externe Dokumente regelt den Fall, dass bestimmte Anforderungen erfüllt werden müssen, die aus externen Quellen stammen. Folgende Perspektiven sind hier typischerweise relevant:
- Dokumente mit gesetzlichen und behördlichen Anforderungen an die Produkte und Dienstleistungen, den Arbeitsschutz oder das Umweltmanagement.
- Rechtliche Anforderungen an den Datenschutz und das Urheberrecht.
- Normen, die zur Konformitätsbewertung bzw. Zertifizierung eines QM-Systems herangezogen werden, wie z.B. DIN EN ISO 9001, DIN EN ISO 14000 oder DIN EN ISO 45001.
- Branchenspezifische Standards, die gegebenenfalls auch umfangreiche Managementsysteme beinhalten können.
- Kunden-Dokumente oder Lieferanten-Dokumente, die zur Erbringung der Leistungen erforderlich sind.
Diese Dokumente enthalten in der Regel sogenannte bindende Verpflichtungen, welche durch das Unternehmen zwingend umgesetzt werden müssen. Bindende Verpflichtungen können jedoch auch durch eine freiwillige Entscheidung des Unternehmens entstehen.
Aktuelle Gesetze sind die Basis eines wirksamen Legal Compliance Managements
Ein Compliance Management soll Compliance-Richtlinien gestalten und die Mitarbeiter darüber informieren. Das Ziel der Compliance im Unternehmen ist die Einhaltung der Gesetze, Vorschriften und Auflagen sowie der Richtlinien, denen das Unternehmen freiwillig folgt. Zusammengefasst sind also die bindenden Verpflichtungen zu befolgen. Doch, wie soll dies funktionieren, ohne die externen Dokumente in der aktuellsten Form vorliegen zu haben? Genau dies sicherzustellen ist das Ziel dieser Verfahrensanweisung. Werden neue bindende Verpflichtungen identifiziert, müssen die Quellen dieser Verpflichtungen, die externen Dokumente, gelenkt werden. Zu Lenken heißt, diese den relevanten Personen zur Verfügung zu stellen und bei Bedarf die Dokumente zu aktualisieren.
Externe Dokumente benötigen einen Verantwortlichen, der diese lenkt
Im Falle rechtlicher Dokumente liegt die Verantwortlichkeit auf der Hand. Das Unternehmen muss sich darum kümmern, die aktuellen Gesetzestexte zu beschaffen und dort wo diese benötigt werden, verfügbar zu machen. Ganz eindeutig existiert hier eine Holschuld. Wie aber sieht die Situation bei sogenannten Werksnormen aus, zu deren Umsetzung Kunden gerne ihre Lieferanten verpflichten? Sendet der Kunde eine neue Version automatisch und hat eine Bringschuld oder muss der Lieferant vor einem neuen Auftrag nach Änderungen fragen? Die Verfahrensanweisung Überwachung externe Dokumente stellt deshalb klar, dass für jede externe dokumentierte Information mit dem Kunden bzw. Lieferanten schriftlich zu vereinbaren ist, wer für die Information über Änderungen an diesem Dokument die Verantwortung trägt.
Die Verfahrensanweisung erfüllt die Vorgaben mehrerer Managementsysteme
Diese Verfahrensanweisung stimmt mit den Begrifflichkeiten und Texten überein, die mit der ISO/IEC-Direktive im Annex SL festgelegt wurden. Sie berücksichtigt deshalb die Vorgaben bzw. Anforderungen, die im Annex SL durch die High Level Structure im Abschnitt 7.5.3 „Lenkung dokumentierter Information“ vorgegeben sind. Damit erfüllt diese Verfahrensanweisung z.B. die Vorgaben der DIN EN ISO 9001:2015, DIN EN ISO 14001:2015 und DIN EN ISO 45001:2018 füt externe Dokumente.
