Um den Unternehmensprozess Einkauf bzw. Beschaffung effizient planen, steuern und kontrollieren zu können, ist ein strukturierter und klar definierter Prozessablauf unverzichtbar. Die Verfahrensanweisung ist hierzu ein geeignetes Instrument, um alle Vorgänge zu koordinieren. Die VA ist mit der ISO 9001:2015 (8.4) für den Bereich externe Anbieter konform.
Wenn der Einkauf bzw. die Beschaffung nicht richtig funktioniert, stockt der Betrieb
„Wir können nicht weiterarbeiten. Uns fehlt das Material!“ Dieser Satz legt in der Regel die Produktion lahm. Die Ursache hierfür kann beim Einkauf liegen, der für die Bereitstellung von diversen Produktionsfaktoren (Betriebsmittel, Arbeit oder Werkstoffe) verantwortlich ist. Nur wenn die Prozesse strukturiert und reibungslos verlaufen, können Wartezeiten oder gar Produktionsausfälle vermieden werden. Auch die ISO 9001:2015 greift mit Kapitel 8.4 (Steuerung von externen bereitgestellten Prozessen, Produkten und Dienstleistungen) diesen so wichtigen Faktor auf. Hierbei wird deutlich, dass die Beschaffung ebenfalls einem geregelten Prozessablauf unterliegt. Im Kern geht es darum, dass
- die Bereitstellung von externen Produkten, Materialen oder Dienstleistungen zeitlich und örtlich passgenau funktioniert.
- die Lieferung qualitativ und preislich die gestellten Anforderungen zu 100% erfüllt.
- der beste Lieferant durch einen klar definierten Entscheidungsprozess gefunden wird.
Die Verfahrensanweisung unterstützt die Einkaufs- bzw. Beschaffungsorganisation
Die Verfahrensanweisung dient als Mustervorlage für Ihre Organisation. Ein Deckblatt enthält alle prozessrelevanten Informationen. Hierzu zählen unter anderem Ziele (zum Beispiel Bereitstellung der Leistung), Messgrößen oder personelle Ressourcen. Im Mittelpunkt der VA steht der beispielhafte Prozessablauf, den Sie schnell und einfach auf Ihre Organisation anpassen können. Wie dies genau funktioniert, erfahren Sie am Ende des Dokumentes. Darüber hinaus erklärt die Verfahrensanweisung folgende wichtige Tätigkeitsschritte und Prozesskennzahlen innerhalb des Prozesses:
- Überprüfung, ob Lieferanten vorgegeben sind.
- Einholung von Angeboten.
- Passende Angebote auswählen.
- Bestellung von externen Materialen, Betriebsmittel oder Werksmitteln.
- Vergleich der gelieferten Bestellung mit der Rechnung.
- Abweichungen mit dem Lieferanten klären.
- Liefertreue der Lieferanten und Anzahl der Reklamationen im Verhältnis zu den Gesamtlieferungen des Lieferanten (beides Prozesskennzahlen).
Jetzt die VA Einkauf und Beschaffung und viele weitere nützliche Tools online bestellen
Nutzen Sie hier und jetzt die Gelegenheit, die Prozesse innerhalb des Einkaufs bzw. der Beschaffung nachhaltig zu optimieren. Unsere Verfahrensanweisung unterstützt Sie beziehungsweise Ihre Mitarbeiter bei dem Vorhaben. Die VA wurde bereits in der Praxis erfolgreich eingesetzt und ist sofort einsatzbereit. Weitere Tools aus dem Bereich Einkauf und Beschaffung sind ebenfalls bei uns verfügbar. Hierzu zählt unter anderem das umfangreiche Vorteilspaket Lieferantenmanagement.
