Mit dieser Checkliste für das Fernaudit gelingt die systematische Organisation, ohne Wichtiges zu vergessen.
Audits aus der Ferne sind in vielen Fällen unverzichtbar
Es gibt Situationen, die sind schwer vorstellbar, bevor diese eintreten. So war es vor der Corona-Krise schwer vorstellbar, dass es flächendeckend nicht möglich sein könnte Audits vor Ort durchzuführen. Die Möglichkeit, ein Audit aus der Ferne durchzuführen, hat in dieser Situation vielen Organisationen geholfen. Doch Fernaudits helfen uns auch in normalen Zeiten. Zum Beispiel lassen sich die Reisekosten der Auditoren reduzieren und die Umwelt kann davon profitieren, wenn wir weit entfernte Verwaltungsstandorte remote auditieren. Auch die Gefahr von Arbeitsunfällen ist geringer, wenn Auditoren in gefährlichen Bereichen Remote Audits durchführen.
Ein erfolgreiches Fernaudit bedarf einer guten Vorbereitung
Mit dem Starten der Software und dem Drücken des Knopfes „Videoanruf“ ist es lange nicht getan, um eine Fernaudit professionell und für das Unternehmen nutzbringend durchzuführen. Fernaudits stellen in vielen Unternehmen etwas Neues dar und es liegen kaum Erfahrungswerte vor, welche Schritte vor dem Audit erfolgen müssen. Deshalb gibt diese Fernaudit Checkliste die Tätigkeiten vor, die abzuarbeiten sind, um ein Fernaudit vorzubereiten und zu starten. Werden wichtige Tätigkeiten in der Vorbereitung vergessen, kann dies dazu führen, dass sowohl Auditoren, wie auch Auditierte, aufgrund von Misserfolgserlebnissen oder Verärgerung die Fernaudits ablehnen.
Das Richtige zum richtigen Zeitpunkt erledigen
Mit dieser Checkliste erhalten Sie auf einer Seite kompakt anhand von Checkpunkten aufgelistet, welche Tätigkeiten zu welchen Terminen bzw. Erledigungszeitpunkten notwendig sind. Diese erstrecken sich von der Planung des Auditprogramms, über die Erstellung des Auditplans, bis zur eigentlichen Herstellung der Videoverbindung zum zu auditierenden Bereich. Die Erledigungszeitpunkte geben für jede Tätigkeit ein Zeitfenster vor, in dem die Umsetzung erforderlich ist. Zusätzlich enthält die Checkliste eine Spalte zur Dokumentation der Erledigung, so dass immer nachvollziehbar ist, wer wann aktiv war.
Mit der Checkliste erhalten Sie zusätzliche Planungshinweise
Zu jedem der durchnummerierten Checkpunkte der Liste erhalten Sie auf mehreren Seiten zusätzlich wertvolle Hinweise zu deren Umsetzung. Diese Hinweise geben Ihnen wichtige Experten-Informationen, was zur Planung für das Fernaudit im Detail zu tun ist. Gegebenenfalls wird auch darauf hingewiesen, wer welche Verantwortlichkeit übernehmen müsste. Nutzen Sie diese Checkliste und geben Sie Ihren Auditoren eine Arbeitshilfe an die Hand, die sie durch die Auditvorbereitung der Fernaudits leitet.
