Dokumentierte Information ist eine neue, von der ISO (International Organization for Standardization) für alle Managementsystemnormen eingeführte Begrifflichkeit. Sie fasst somit die bisherigen Vorgabedokumente und die Nachweisdokumente zusammen. Die Lenkung dieser dokumentierten Information ermöglicht ein hohes Maß an Informationssicherheit und eine bessere Anpassung verschiedener Managementsystemsystemprozesse an die Unternehmenswirklichkeit.
Dokumentierte Information: Vergessen Sie die bisherigen Papiertiger!
Von den Managementsystemnormen geforderte Vorgabedokumente oder solche, die von Bedeutung für die Organisation, Mitarbeiter oder für beherrschte Bedingungen erforderlich sind, müssen im Betrieb, dort wo diese benötigt werden, verfügbar sein. Mit der ISO/IEC-Direktive, bzw. dem Annex SL wurde für die beiden bis dato einzeln genutzten und unterschiedlich betrachteten Instrumente der „Aufzeichnungen“ und „Dokumente“ der Oberbegriff „dokumentierte Information“ eingeführt. Damit erhalten Organisationen nun mehr Freiheit, bestimmte Bereiche des Managementsystems besser an die unternehmerische Wirklichkeit und die darin enthaltenen Abläufe anzupassen. Sicherlich kennen Sie noch die dicken und oft schwerfälligen Managementhandbücher, die eher umfassend waren und immer nur dann aus dem Schrank herausgeholt wurden, wenn das externe Audit durchgeführt wurde. Mit der dokumentierten Information ist diese umständliche Verfahrensweise nun Vergangenheit!
Mit dieser Verfahrensanweisung die Managementsystemdokumente lenken
Unsere Verfahrensanweisung stellt eine Mustervorlage dar, mit der Sie somit dokumentierte Informationen strukturiert, effektiv und effizient lenken können. Die VA bietet also einen beispielhaften Prozessablauf für die Lenkung der aufrechtzuerhaltenden dokumentierten Informationen (bisher Dokumente). Diese beinhaltet folgende Tätigkeitsschritte:
- Ermittlung des Handlungsbedarfs.
- Festlegung des Formats.
- Erstellung von Dokumenten.
- Änderung von Dokumenten.
- Prüfung der Inhalte eines Dokumentes
- Erfassung von Dokumenten und Festlegung eines Verteilers.
- Kenntnisgaben an Mitarbeiter inklusive der Möglichkeit, Kenntnisnahmen zu bestätigen und Inhalte umzusetzen.
- Aktualisierung von Datenbanken.
- Archivierung von ungültigen Dokumenten.
Darüber hinaus beinhaltet die VA auch einen bespielhaften Prozessablauf für die Lenkung von aufzubewahrenden dokumentierten Informationen (bisher Aufzeichnungen), welcher ebenfalls diverse Tätigkeitsschritte erläutert. Hierzu zählen:
- Zuordnung treffen
- Unterlagen archivieren und aufbewahren
- Aufzeichnungen verwalten und sichern
Das Deckblatt bietet zudem alle prozessrelevanten Informationen, wie zum Beispiel Ziele, Messgrößen, Ressourcen oder das Vorgehen bei Abweichungen.
Mit unserer VA Lenkung dokumentierte Information stets den Überblick behalten – Informieren Sie sich jetzt
Machen Sie also zukünftig den Umgang mit dokumentierter Information zu einem Erfolgsbaustein Ihres Managementsystems. Unsere Verfahrensweisung bietet hierzu die ideale Grundlage. Sie ist bereits in der Praxis erfolgreich erprobt und kann z.B. für Qualitätsmanagementsysteme nach DIN EN ISO 9001:2015, für Umweltmanagementsysteme nach DIN EN ISO 14001:2015 oder für Arbeitschutzmanagementsysteme nach DIN EN ISO 45001:2018 sofort eingesetzt werden. Achten Sie zudem auf unsere Vorteilspakete, welche weitere Verfahrensanweisungen, Mustervorlagen oder Schulungsunterlagen beinhaltet. Ein gutes Beispiel hierfür sind die folgenden Vorteilspakete mit Verfahrensanweisungen für ein Qualitätsmanagementsystem:
