Ein professionelle Auditdurchführung stellt sicher, dass das Unternehmen messbare Vorteile aus den internen Audits zieht.
Eine vorteilhafte Auditdurchführung ergibt sich aus der Auditkompetenz
Welche Faktoren sind denn nun entscheidend für nutzbringende interne Audits in einer Organisation? Einen einzelnen Aspekt herauszugreifen wird der Durchführung von Audits in keiner Weise gerecht. Bereits zu Beginn der Audits gilt es zum Beispiel in der Eröffnungsbesprechung Ängste abzubauen. Ein Versäumnis in dieser Hinsicht könnte dazu führen, dass die Auditierten die wirklichen Probleme verschweigen und somit Risiken nicht erkannt werden. Auch die Beziehungsebene spielt im Audit eine große Rolle. Folglich müssen Auditoren auch daran denken, den Zugang zu den Auditierten bzw. deren Akzeptanz zu sichern.
Neben menschlichen Faktoren sind auch sachliche Hintergründe relevant
Audits können nur dann die richtigen Ergebnisse liefern, wenn Auditoren strukturiert vorgehen und sich an „objektiven Nachweisen“ orientieren. Um den Prozess und die vorhandenen Tätigkeiten in der Praxis nachzuvollziehen, müssen Auditoren die Tätigkeiten des zu auditierenden Bereiches über die gesamte Prozesskette betrachten. Im direkten Gespräch mit den einzelnen Mitarbeitern erhalten Auditoren folglich einen Überblick über die Regelungen und getroffenen Vorgaben und können anhand der Antworten das „IST“ vor Ort mit dem festgelegten „SOLL“ vergleichen. Natürlich werden die aktuellen Anweisungen und Vorschriften auch mit den aktuellen Anforderungen verglichen. Denn auch Kundenwünsche, Normen und Gesetze können sich ändern.
Erkennen Sie Faktoren, welche die Auditergebnisse verfälschen
In der Regel sind neben den Auditoren und den auditierten Personen auch neugierige Beobachter unterwegs, die jedoch nicht Teil des Audits sind. Ist den Auditoren deren Einfluss nicht bewusst, ist die Konsequenz, dass diese die Auditdurchführung beeinflussen, manchmal sogar behindern. In dem Lernvideo wird z.B. darauf hingewiesen, dass Auditoren nur die Antworten von den Personen bewerten sollten, die die Tätigkeiten auch ausführen. Antwortet z.B. immer der Vorgesetzte, erfahren die Auditoren ggf. nur wie es sein sollte, aber nicht wie es wirklich ist.
Die richtige Kommunikation im Audit ist der Erfolgsfaktor der Auditdurchführung
Neben den grundsätzlichen Strukturen für eine gelungene Kommunikation hat die richtige Fragetechnik im Audit einen enormen Einfluss auf das Auditergebnis. Beim Audit geht es grundsätzlich darum, auf sachlicher Ebene die Verbesserung der Prozesse zu unterstützen. Folglich müssen Auditoren dies durch die gekonnte Nutzung von Auditfragen unterstützen. Das Lernvideo zeigt den Vorteil der Verwendung von offenen Fragen auf. Im Gegensatz macht es auf den Nachteil von geschlossenen Fragen oder Suggestivfragen aufmerksam. Damit in Summe das Ergebnis des Audits objektiv ermittelt wird, zeigt das Lernvideo ergänzend auf, wie die Bewertung von Auditfeststellungen erfolgen soll. Alles damit Auditoren unabhängig voneinander unter ähnlichen Umständen zu vergleichbaren Auditschlussfolgerungen gelangen.
Zum Nachweis Ihrer Qualifikation erhalten Sie auf Wunsch eine Bescheinigung
Nachdem Sie das Lernvideo bis zum Ende angesehen haben, bieten wir Ihnen die Gelegenheit, für sich eine Bescheinigung für Ihre neu erworbene Qualifikation anzufordern. Dazu benötigen wir einige Daten, die in entsprechende Felder einzugeben sind. Die Daten verwenden wir ausschließlich zur Erstellung und nachfolgender Zusendung Ihrer Bescheinigung mittels E-Mail.
Laufzeit des Lernvideos: 54:38 min.
Übrigens:
Für den Fall, dass Sie das in diesem Video enthaltene Wissen selbst im eigenen Bereich oder an andere Unternehmen vermitteln wollen, können Sie im WebShop der Know-NOW GmbH die Präsentationsmedien zur Auditdurchführung, die im Video dargestellt werden, erwerben.
